Guida alla fatturazione elettronica

25 Maggio 2020 Roberta Fabozzi

Guida alla fatturazione elettronica: ecco tutto ciò che dovete sapere!

In vigore dal 2015, ormai la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti, consentendo ad ogni soggetto economico di procedere con la preparazione e la recezione di fatture esclusivamente tramite i supporti digitali.

Molte persone hanno ancora dubbi sul suo funzionamento, ecco perché abbiamo deciso di scrivere un articolo di approfondimento in materia, in modo da spiegare esaustivamente tutto ciò che c’è da sapere su come si preparano le fatture online.

Ma passiamo ora al vivo dell’articolo. Se anche voi state cercando di chiarirvi le idee, siete atterrati nel blog giusto; qui vi spiegheremo quante tipologie di fatturazione elettronica ci sono, cos’è veramente, come funziona. Insomma, lasciate che vi diamo il benvenuto alla nostra guida alla fatturazione elettronica

Le basi: nascita e sviluppo della fatturazione elettronica:

Tutto ebbe però inizio quando nel 2014 quando la fatturazione elettronica divenne obbligatoria per tutta la Pubblica Amministrazione, estendendosi via via alle società quotate in FTSE MIB della Borsa italiana, e tutti gli enti pubblici.

Qualcosa cambiò poi nel 2017 quando, il codice SDI relativo al Sistema d’Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate per i rapporti di inoltro/ ricezione delle fatture elettroniche, è stato aperto anche ai privati, seppur senza alcuna forma di obbligo.

Ed è così che arriviamo alla legge di bilancio del 2018, e il cerchio si chiude.

A chi si rivolge la fatturazione elettronica?

Questa piccola premessa all’interno della della nostra guida alla fatturazione elettronica in merito alle sue origini e sviluppo nel tempo, ci è servito per chiarire un primo punto:

A chi si rivolge la fatturazione elettronica?

  • Pubblica Amministrazione (PA)
  • Privati (B2B)

Esistono delle differenze fra le due parti nel criterio che il sistema SDI applica in fase di lettura. Nel caso della PA, infatti, identifica ciascun ente tramite un Codice Univoco Ufficio composto da 6 caratteri.

Nel caso dei privati, i B2B possono o inoltrare la fattura tramite PEC, sempre in formato XML e tracciabile in SDI; la seconda opzione riguarda il Codice destinatario SDI, nel caso in cui il cliente lo possieda.

Ci sono, invece, ancora delle incertezze riguardo il rapporto fra privati, benché il soggetto che riceve la prestazione può richiedere una copia (anche cartacea, volendo) della fattura in PDF. In ogni caso, resta altamente probabile il sistema SDI identifichi le parti contraenti tramite codice fiscale.

A chi non si rivolge la fatturazione elettronica?

In seguito alla legge di bilancio del 2018, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria non solo con le transazioni commerciali fra la Pubblica Amministrazione e fornitori, ma anche fra privati. Nello specifico, a partire dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è ufficialmente obbligatoria anche fra professionisti e imprese private.

Questo significa che le fatture emesse in cartaceo non sono più accettate in termini di legge? Non proprio. Infatti esistono alcuni soggetti che possono utilizzare ancora il metodo cartaceo (almeno per il momento, in quanto non si esclude che presto anche per queste tipologie di soggetti diventerà obbligatorio).

Ecco di quali si tratta:

In base alla normativa vigente, i soggetti per cui non sussiste l’obbligo di fatturazione elettronica sono:

  • Soggetti che si avvalgono del regime forfettario
  • Soggetti che si avvalgono del regime dei minimi o di vantaggio
  • Transazioni fra soggetti non residenti sia facenti parte dell’UE che extra

Ad oggi, l’esclusione dall’obbligo di fatturazione elettronica, però, non coincide non l’eventualità di riceverne; questo significa che anche i soggetti sopraelencati devono sempre restare aggiornati in materia, nonché possedere la strumentazione e le competenze necessarie per riceverne.

Architettura del modello digitale

Concentriamoci adesso su un second punto: come deve essere strutturata una fatturazione elettronica?

In base alle direttive stabilite nell’allegato A del decreto n.55 approvato dal Ministro dell’economia e finanza del 3 aprile 2013, tutte le fatturazioni elettroniche devono essere strutturate secondo il modello standard XML.

Quali sono le voci del modello da riempire?

Ci sono informazioni basilari riguardo le parti contraenti e la causale del pagamento. Va apposta la firma in digitale e vanno inoltrate secondo il sistema d’interscambio proposto dall’Agenzia delle Entrate.

La compilazione avviene tramite un software apposito, e sussiste l’obbligo di inoltro tramite SDI. Il suo ruolo è sostanzialmente di ‘controllo qualità’, se così si può dire, in quanto è programmato che evidenziare eventuali errori di compilazione dei dati.

Una volta effettuate tutte le opportune verifiche, e assicuratosi che la fatturazione è stata compilata correttamente, il sistema dell’Agenzia delle Entrate provvede ad inoltrala al destinatario.

Quali sono i benefits della fatturazione elettronica?

Continuiamo con la nostra guida alla fatturazione elettronica analizzando i suoi vantaggi.

Se vi state chiedendo quali sono i benefits offerti dal passaggio alla fatturazione elettronica rispetto al cartaceo, la risposta è nella:

  • Riduzione dei costi.

Non solo in termini economici, ma anche umani e ambientali, in quanto richiede meno compilazioni manuali, meno spreco di carta, meno il costo di distruzione della fattura cartacea, meno il costo dell’archiviazione dei documenti, meno il costo dello spazio utilizzato per l’archiviazione.

Oltre l’abbattimento di certi costi, con la fatturazione elettronica si guadagna in termini di:

  • Efficienza

Significa che si sveltisce il sistema di contabilità, se ne guadagna in ottica di ricezione delle fatture stesse, superato l’ostacolo di ritardi vari ed eventuali che potevano accompagnare il cartaceo.

Un altro vantaggio di non poco conto è l’eliminazione di contenzioni derivanti da possibili errori umani. Ovviamente, a tal proposito si fa riferimento ad errori di trascrizione/ interpretazioni, propri della scrittura manuale.

Abbiamo visto, infatti, come il sistema SDI sia in grado di verificare la correttezza dei documenti prima di procedere all’invio degli stessi.

Il passaggio al digitale risulta più scevro da errori nella misura in cui la compilazione segue modelli standard. E d’altra parte, questo sistema, possiamo dire che sia il risultato di una naturale integrazione alle modalità di pagamento online.

Conclusioni

Siamo arrivati alla fine della nostra guida nel mondo delle fatture elettroniche. Abbiamo cercato di fare un po’ di chiarezza, analizzando soprattutto quali vantaggi ha comportato il passaggio al digitale. Vi ricordiamo che il nostro software gestionale, Softshop, è progettato per supportare i moduli di fatturazione elettronica.

Ma adesso vogliamo conoscere le tue opinioni. Hai trovato utile il nostro articolo? Pensi che abbiamo dimenticato di aggiungere info importanti in materia?

Faccelo sapere lasciandoci un commento!

Il software gestionale fa risparmiare le piccole imprese

21 Aprile 2020 Roberta Fabozzi

Software gestionale: aiuta davvero le imprese a risparmiare? Partiamo da una domanda chiara e diretta, che chiunque gestisca un’attività commerciale si sarà posta almeno una volta nell’arco della sua carriera.

Sei un’azienda, magari di piccole/ medie dimensioni, e cerchi di far quadrare i conti alla fine del mese. E allora cerchi di ottimizzare i costi di gestione quanto più possibile, anche per ciò che riguarda la contabilità. In genere, per questo tipo di mansione è richiesta una figura specifica, dotata delle competenze necessarie di amministrazione.

Nello stesso tempo, rinunciare a questo tipo di professionalità significa doversene occupare personalmente, attività che richiede molto tempo; nondimeno, se svolta male può sortire l’effetto contrario a quanto previsto, mettendo a rischio la fatturazione finale.

Ecco che la soluzione può risiedere in un buon software gestionale, e in questo articolo ti spiegheremo perché ti aiuta anche a risparmiare, ottimizzando i costi di gestione.

Softshop è il software gestionale che fa la differenza

Gestire un’attività commerciale, dal magazzino alla contabilità, sarà un gioco da ragazzi con Softshop. Progettato per avere un’interfaccia semplice e user friendly; nessun sistema operativo complesso e impossibile da usare. Softshop è alla portata di tutti. L’utente s’interfaccia direttamente con tutte le funzionalità a disposizione, senza aver bisogno di terze figure tecniche.

Ma vediamo insieme perché Softshop sarà d’aiuto alla tua attività ottimizzando i costi di gestione. In un solo software, saranno comprese le seguenti opzioni:

  • Gestione ordini
  • Gestione fatturazione
  • Gestione carico e scarico merci
  • Gestione fornitori
  • Gestione clienti

Riunendo in un solo software tutte queste funzioni, risparmierete sia in termini economici su personale aggiuntivo, sia in termini di tempo speso per svolgere queste operazioni.

Softshop è attualmente disponibile in 3 versioni:

  • Licenza gratuita: lo consigliamo soprattutto alle aziende in fase di avviamento, per avere a disposizioni le funzioni base senza l’investimento iniziale
  • Licenza professional: per aziende già avviate, con una piccola fee mensile saranno disponibili molte più funzioni aggiuntive, fra cui la capacità di caricamento prodotti
  • Licenza advanced: ecco la versione di Softshop senza alcuna limitazione d’utilizzo. In più, il sistema supporterà la creazione di un sito e-commerce perfettamente personalizzabile

Se vuoi iniziare a risparmiare senza perderci in qualità di servizio, è arrivata l’ora di passare a Softshop!

Magazzino in dropshipping: come funziona

8 Aprile 2020 Roberta Fabozzi

Magazzino in dropshipping: cos’è e come funziona. Ecco a voi una piccola guida per imparare a vendere senza possedere materialmente alcuna merce. Fra i vantaggi di gestire un e-commerce vi è senza dubbio la possibilità di eliminare la parte più ostica del processo di vendita: il magazzino.

Siamo nell’era della vendita online. Sembra ormai che il velo di diffidenza verso gli acquisti in rete sia caduto; una buona percentuale di utenti non hanno più remore a comprare online qualsivoglia oggetto, districandosi fra dispositivi mobile e desktop. Buone notizie per chi decidesse di spostare il proprio business su un e-commerce; soprattutto perché fra i benefits, vi è lo spostamento in virtuale del magazzino. Vediamo insieme di cosa si tratta.

magazzino in dropshipping

Magazzino in dropshipping: una definizione

Dimenticate il magazzino fisico, perché è stato spostato online. Significa che non si possiede materialmente la merce da vendere; quest’ultima è stoccata dal produttore. Chiaramente i vantaggi non sono solo logistici, ma soprattutto economici; sappiamo bene, infatti, che i costi di gestione di un magazzino sono alti, e benché si cerchi in tutti i modi di ottimizzarli, i fissi sono sempre lì in agguato.

In dropshipping, vi risparmierete questo passaggio. Ma vediamo come funziona nel dettaglio la vendita online. Quando arriva l’ordine da parte dell’utente, si processa in questo modo: controllato il prodotto richiesto e verificate la disponibilità nel magazzino della casa produttrice (se non dovesse essere disponibile, è preferibile contattare direttamente l’azienda produttrice per maggiori dettagli).

Dopodiché, a pagamento ultimato, inviate l’ordine alla casa madre e procedete con la spedizione. Quest’ultima è generalmente a carico vostro, quindi del rivenditore, ma non sempre; ci sono aziende di ogni categoria merceologica che preferiscono spedire in automatico i prodotti.

Magazzino in dropshipping? Regole di avviamento

Il dropshipping è una modalità di vendita online in costante crescita, ma quali sono le regole per avviare un e-commerce in dropshipping performante?

Scegli bene i fornitori

Indispensabile, è stringere rapporti con fornitori seri e affidabili, per non generare gap nel processo di vendita.

Crea un sito user friendly

Ancora troppo sottovalutato, ma in realtà creare siti web (e un e-commerce non fa eccezione) orientati all’utente, semplici da usare e intuitivi incrementano una bella fetta di traffico.

Digital marketing

Il potenziale c’è, perché non amplificarlo con campagne di digital marketing efficaci e performanti? Oltre un incredibile vastità di opzioni, fra i benefits del marketing online c’è la misurabilità di ogni azione.

Se l’articolo vi è piaciuto, lasciateci un commento! Avete già avviato un business in dropshipping?

Gestione magazzino: la guida definitiva

8 Aprile 2020 Roberta Fabozzi

La gestione del magazzino è un’attività tanto importante quanto insidiosa nella vita di un’azienda, incastrandosi nel cuore del tuo business: il processo produttivo. È vitale che il flusso scorra senza interruzioni per non andare in perdita; anche un piccolo errore, infatti, potrebbe determinare conseguenze negative, che incideranno sul fatturato annuale. Nonostante il magazzino rappresenti una fase fondamentale per un’azienda, non sempre la sua gestione è ottimizzata.

Per molti, una gestione ottimizzata corrisponde alla supervisione di ogni step in fasi di produzione, rispetto delle consegne e ricezione merci. Eppure una logistica efficiente non si esaurisce qui; dietro l’amministrazione di un magazzino c’è una strategia più complessa che coinvolge diversi attori con competenze specifiche, e tiene conto di molteplici passaggi funzionali l’uno all’altro.

Gestire correttamente un magazzino richiede tempo e un investimento strategico, ma quali sono allora questi passaggi indispensabili?

In questa guida analizzeremo insieme ogni step del processo per imparare a gestire tutti gli aspetti legati ad una corretta gestione del magazzino.

Gestione del magazzino
INDICE
  1. Gestione magazzino, le fasi della strategia
  2. I documenti di gestione del magazzino
  3. Gestione del personale
  4. La sicurezza del magazzino
  5. La logistica nella gestione magazzino
  6. Campagne promozionali contro eccedenze di prodotto
  7. Software di gestione magazzino

1. Gestione magazzino: ecco le fasi della strategia

L’organizzazione della logistica richiede l’elaborazione di un piano strategico, suddiviso per fasi. La coordinazione di ciascun elemento determinerà la corretta amministrazione del magazzino, con i benefici ad esso connessi. Ma procediamo con ordine, analizzando ciascuna delle seguenti fasi. Infatti, nel gestionale, ci sono 4 punti da considerare:

  • I documenti di gestione del magazzino
  • Gestione del personale
  • La sicurezza del magazzino
  • Logistica magazzino

2. I documenti di gestione del magazzino

I documenti sono la parte più rognosa di un’attività ma indispensabili; fra la pila di carte, o files excel, destreggiarsi diventa un’impresa. Un piccolo consiglio che possiamo snocciolare è di operare una prima distinzione in base al tipo di documento da archiviare. Partiamo dai:

2.1 DDT (documenti di trasporto)

Considerateli come una specie di ‘passaporto’ che dovranno necessariamente accompagnare le merci durante il trasporto. In base alla normativa vigente, possono essere sostituiti solo dalla fattura accompagnatoria, un documento contabile particolare, a metà fra la fattura ordinarie e un documento DDT.

Come si compila correttamente un DDT? Per giustificare il trasporto di qualunque tipologia di materiale (semilavorato, materie prime..), a seguito di una transazione commerciale, è necessario emettere un documento che l’attesti ufficialmente, firmato dal soggetto a Partita IVA che rappresenta l’azienda esercente. Se ne devono conservare due copie; la seconda spetterà all’azienda che ha acquistato il bene.

Al momento della consegna dei materiali, ebbene verificare sempre che il documento DDT non sia diverso dalla consegna; non escludere un margine di errore umano.

2.2 Fatture di acquisto e vendita

Si tratta di documenti fiscali finalizzati alle operazioni di carico e scarico merci. Accertatevi di tenerle in archivio per tutta la durata prevista dalla legge: 10 anni. Le fatture di acquisto e vendita sono normalmente gestite dal reparto amministrazione.

2.3 Inventario

Fra i documenti che consigliamo di conservare per rendere maggiormente efficiente un magazzino, rientra l’inventario: è funzionale al monitoraggio della situazione delle scorte, nondimeno ai prodotti in giacenza in generale in relazione al tutte le informazioni utili. In questa fase, conviene effettuare anche un’analisi del tasso di rotazione delle scorte, per tenere sotto controllo quali siano i materiali necessari, quelli meno, e ogni quanto vanno ordinati. Soprattutto, è necessario verificare che consegne e ricezioni coincidano sempre, in modo da non ostruire il flusso.

Per semplificare questo passaggio, conviene tracciare la merce appena consegnata, in modo da registrare tutta la sua ‘vita’ in magazzino, e capire quale sarà performante. Un inventario si può fare o annualmente, ed è un’operazione che richiede tempo e risorse ma necessaria. Oppure a spot, ovvero più volte durante l’anno in relazione a un singolo articolo; a rotazione settimanale se non addirittura giornaliero con prodotti nuovi. Il benefits è che quando sarà la volta dell’annuale, ci saranno meno beghe da sbrigare!

2.4 Ordini del cliente

A rischio di sembrare banale, ma conservare le informazioni riguardo la commesse e il cliente sono estremamente utili per amministrare correttamente un magazzino. Innanzitutto, si mantiene sotto controllo l’ordine in sè; fa la differenza nella fidelity del cliente. Consegnare un ordine errato potrebbe far perdere credibilità all’azienda, pena la perdita del cliente, che equivale ad un minor tasso di vendita e, di conseguenza, minore entrate per l’impresa. Ogni singolo step ha il suo perché all’interno della gestione smart di un magazzino.

3. Gestione del personale

Un aspetto fondamentale affinché non vi siano inefficienze nel magazzino è costituito dalla formazione del personale. Nella gestione di un magazzino, il livello di professionalità del personale è essenziale; esistono diverse figure professionali che operano all’interno del magazzino, ciascuno con il proprio ruolo. Coordinare ogni singola risorsa umana richiede tempo, un buon livello di organizzazione e soprattutto un responsabile del magazzino competente.

Gestione del personale

La professionalità è richiesta a tutti i livelli. Dicevamo della coincidenza fra la merce in arrivo e DDT: è compito del magazziniere verificarlo. Oltre il controllo delle consegne, rientra fra i tasks del magazziniere anche:

  • Stoccaggio delle merci: A consegna ultimata, la merce va posizionata nelle aree di competenza del magazzino
  • Compilazione dell’inventario: un magazziniere deve saper controllare lo stato delle scorte e quando dover ordinare le scorte
  • Spedizione merci: non solo operazione ricezione, anche spedire le merci ordinate è compito di un magazziniere, ed è nondimeno importante nella catena logistica

4. La sicurezza del magazzino

Una gestione efficiente del magazzino passa anche attraverso il grado di sicurezza dello stesso. Ma cosa significa lavorare in sicurezza? Strutture e strumentazioni a norma, certo, ma non solo. A rendere sicuro un magazzino intervengo anche altri fattori che corrispondono alla pulizia degli ambienti e all’ordine vigente. Vediamo insieme di cosa si tratta nello specifico.

Il rispetto delle norme igienico/ sanitarie non possono essere eluse; ogni area del magazzino dovranno mantenersi costantemente pulite e igienizzate, ma attenzione a segnalarlo per evitare eventuali infortuni causati da pavimenti bagnati. Per pulire un magazzino bisognerà prestare attenzione alla rimozione di eventuali residui; anche in questo caso, occhi aperti per garantire l’incolumità dei lavoratori.

Quanto conta l’ordine di un magazzino affinché lo stesso si dica efficiente? Molto. Ritorniamo a quanto detto intorno allo stoccaggio merci: è necessario verificare costantemente che le merci ricevute siano state correttamente posizionate, evitando d’incorrere in rallentamenti.

5. La logistica nella gestione magazzino

Questioni di logistica, o altrimenti detta: organizzazione del flusso produttivo. Ma come si organizza strategicamente una gestione del magazzino? Un’amministrazione efficiente prevede anche il rapporto con i fornitori. Non solo riguardo deadline per consegne e/ o ricezione merci. Ricordate cosa abbiamo detto circa la formazione professionale del personale? Se la gestione del magazzino è veramente efficiente si vede anche da questo: la capacità del personale nel risolversi con i fornitori in merito a qualsiasi problema relativo alle merci, che siano danneggiate, errate e quant’altro.

Non solo mulettisti; per logistica efficiente s’intende soprattutto l’elaborazione di un piano strategico volto all’abbattimento di costi superflui e la massimizzazione dei profitti. Ci sono alcuni tips: ad esempio, è importante operare periodicamente l’inventario delle scorte nel magazzino e tenere sotto controllo il tasso di rotazione delle merci.

Sarà sicuramente capitato in tutti i magazzini di avere in giacenza prodotti in eccesso. Come funziona in questo caso? Quali sono i consigli per non lasciarli in deposito ma farli fruttare? Prima di tutto, è necessario elaborare una strategia. A tal proposito, la tecnica dell’analisi ABC e dei dati incrociati è indispensabile affinché in magazzino siano chiari quali siano i prodotti da riordinare e con quale cadenza. Questo perché un’analisi approfondita sulle merci consente di comprendere quali siano le più redditizie, al fine di contenere le spese assolutamente non necessarie, e non lasciare che i prodotti meno utilizzati restino in giacenza, bensì ordinarli solo su effettiva richiesta.

6. Campagne promozionali contro eccedenze di prodotto

Una volta compresa la causa di tale eccedenza, e stilato un piano di ottimizzazione del sistema per il lungo termine, occorre liberarsi dei prodotti in eccesso. Ovvero, affidarsi ad una buona strategia di vendita. In questo caso, sono molto utili campagne di scontistica, che oggi sono molto più veloci e smart nel digital marketing. A conferma, arriva una ricerca condotta da Salesforce, secondo cui il 92% dei clienti afferma di aver cambiato atteggiamento verso le promozioni grazie all’accesso semplificato alle informazioni.

Una manna dal cielo se pensiamo che i clienti ricevono offerte personalizzate, e il 65% non solo non le considera spam (che già sarebbe una bella vittoria), ma le apprezza anche; in poche parole, campagne personalizzate sono performanti. Nemmeno il digital marketing (anzi, soprattutto) può essere lasciato al caso; serve una strategia per rendere performante anche la gestione del magazzino. Ma come si elabora un piano di vendita nel marketing digitale? Giusto qualche consiglio:

Verifica che tipo di promozione effettuare: un coupon, spedizione gratuita, offerte a tempo.. sono tutte proposte valide. Ma sono due le parole chiavi per orientare le vendite: tempo e quantità. È importante che il cliente percepisca l’esclusività dell’offerta, poiché personalizzata, e perché a tempo: le scorte limitate attirano maggiormente attenzione perché vanno a incidere su bisogni inconsci di accaparrarsi un qualcosa visto come esclusivo proprio perché limitato.

In questo caso, offerte speciali che propongono maggiori quantità di prodotto alla metà del prezzo per un tempo limitato sono ottime per il cliente, perché avrà fatto l’affare; il magazzino avrà smaltito le eccedenze e l’azienda massimizzato i profitti. Magari, queste sono le occasioni affinché un cliente normalmente ancora titubante, provando la qualità del tuo prodotto, diventi un acquirente fisso.

7. Software di gestione magazzino

Tenere le redini di un magazzino non è semplice, come abbiamo visto; è necessaria molta organizzazione e la cooperazione di più fasi e persone perfettamente allineati. Ma più grande sarà il magazzino e maggiore sarà la mole di lavoro, e con essa il margine di errore. Ecco perché possedere un buon software sarà di grande aiuto nella gestione smart del magazzino. Tutto ciò che ci siamo detti passa attraverso l’utilizzo di un software che monitora scorte, inventario, documenti ecc. ma in versione smart! Significa che i tempi e i costi di ogni singolo procedimento, che abbiamo visto sia funzionale all’aumento del profitto, verrà velocizzato e ottimizzato.

Ma quali caratteristiche deve avere un software di gestione del magazzino per essere veramente valido? L’obiettivo è di aggiornare costantemente lo stato delle scorte, fissare la soglia minima del riordino delle scorte, archiviare lo storico dei documenti, tracciare la merce e gestire anche magazzini di grandi dimensioni o multipli.

Noi consigliamo Softshop e adesso spiegheremo il perché. Softshop è un software di gestione magazzino semplice da usare, e disponibile in tre versioni:

Licenza gratuita

Softshop sarà completamente gratuito fino a 1000 articoli e 50 fatture DDT. Senza alcun investimento iniziale, e senza limitazioni di tempo, si può testare la validità del prodotto. L’interfaccia semplificata rende il suo utilizzo pratico e veloce, offrendo la possibilità di gestire un numero infinito di categorie merceologiche, sbrigare operazioni di cassa veloce tramite lettore barcode per vendite o resi. Si possono personalizzare le anagrafiche del cliente e emettere fatture personalizzabili.

Licenza Professional

Scegliendo la licenza Professional, non ci saranno più limiti nel numero dei prodotti da registrare o nelle fatture emesse DDT. Senza alcun banner pubblicitario, la versione professional ti permette di avere un’assistenza gratuita per un anno; parlare con un nostro operatore è semplice e pratico, perché siamo raggiungibili online, via tickets e telefonicamente (senza fee aggiuntiva). Gratuiti, saranno anche gli aggiornamenti disponibili.

Licenza Advanced

La versione Advanced concentra tutte le potenzialità di Softshop. Non sono gestione del magazzino; Softshop advanced permette di creare direttamente un sito di ecommerce professionale, scegliendo fra una vasta gamma di temi personalizzabili e naming del sito web. Ricordi cosa abbiamo detto riguardo le campagne promozionali? Softshop advanced ha l’opzione di creazione offerte a tempo anche in contemporanea prodotti.

Provare per credere! Ma ricordate sempre che in gioco ci sono i profitti dell’azienda. Un software di gestione magazzino può fare la differenza: ecco perché scegliere Softshop.

Analisi ABC: perché è importante nel gestionale?

31 Marzo 2020 Roberta Fabozzi

Analisi ABC: nel gestionale è un elemento cardine per determinare il livello d’importanza e criticità di un prodotto. È uno strumento semplice, ricorrente in statistica, basato sulla legge di Pareto e fondamentale per gestire al meglio la rotazione dei prodotti in magazzino e garantirne la produttività.

Ma di cosa si tratta e come funziona nel dettaglio l’analisi ABC? È di questo che parleremo nell’articolo di oggi, per spiegare come un principio preso in prestito dalla statistica possa essere determinante per l’aumento di produttività nella vita di un’azienda.

Statistica e legge di Pareto

Si tratta di un principio proveniente dalla statistica basato sull’identificazione di 3 categorie: A, B, C (che nel mondo aziendale corrispondono a 3 prodotti), con lo scopo di determinare il livello di rilevanza in ottica economica. La logica che domina la legge di Pareto, su cui l’analisi si fonda, è quella di causa/ effetto: il 20% delle causa genera l’80% degli effetti. Sono dati, questi, prettamente indicativi, ma comunque interessanti anche in virtù del gran numero di settori in cui la legge di Pareto è applicabile.

Per ciò che riguarda il settore gestionale di un magazzino, in base alla legge di Pareto, l’80% dei costi derivano dal 20% delle attività, e l’80% dei guadagni di un magazzino derivano dal 20% degli articoli. Dicevamo, numeri approssimativi; si tratta comunque di stime calcolate su valori massimi di efficienza derivanti da prodotti minimi a disposizione.

Dal rapporto dei valori minimi e massimi di efficienza e risorse (causa/ effetto), un’azienda avrà in mano gli elementi necessari per elaborare una strategia volta ad aumentare la produttività nel medio/ lungo termine.

Analisi ABC: ecco come funziona nel gestionale

Come funziona l’analisi nel gestionale di un magazzino? Questo 20% delle risorse a disposizione corrisponde a 3 gruppi di articoli:

  • Gruppo A:

In esso sono raccolti gli articoli considerati maggiormente produttivi dall’impresa, in quanto più produttivi dell’intero anno. Per questo motivo, sarà necessario provvedere ad una scorte consistente, e mantenerli al sicuro in aree protette.

  • Gruppo B:

A questa categoria, appartiene il gruppo degli articoli, cosiddetti, ‘intermedi‘, con un’incidenza sul fatturato complessivo annuo compreso fra il 15 e il 20%.

  • Gruppo C:

In ultimo, il gruppo degli articoli rari, quelli che vengono ordinati molto di rado. Per questo motivo, soprattutto in virtù di ottimizzare i costi di gestione e mantenimento del magazzino, è necessario un riordino degli stessi meno frequente.

L’analisi determina l’indice di rotazione delle scorte in magazzino in base al tasso d’incidenza che X prodotto ha sul fatturato annuo, considerato il principio cardine di massimizzazione dei guadagni e abbattimento costi superflui.

Quali sono i limiti del metodo?

Dicevamo, numeri approssimativi. Utilizzare esclusivamente quest’analisi per stimare il tasso di guadagno e produttività di un magazzino non è sufficiente per avere un quadro complessivo. Nel mondo aziendale i numeri che dettano veramente legge sono gli zeri contenuti al netto del fatturato annuo, e un’analisi approssimativa, da sola, non basta.

Ci sono anche altri parametri da tenere in considerazione per misurare il grado di efficienza e produttività di un magazzino. Per questo motivo, affinché l’analisi condotta risulti maggiormente efficace, sarà necessario aggiungere una seconda analisi incrociata dei dati: al monitoring degli articoli produttivi, s’incrociano i dati derivanti dall’analisi di un’ulteriore classificazione degli articoli in base ad un’altra logica di misurazione: il peso che hanno sul valore delle giacenze.

Tirando le somme, cosa abbiamo imparato?

Per avere una visione d’insieme più complessa ma sicuramente più precisa, è necessario non fermarsi al primo piano. Se vuoi rendere produttivo il tuo magazzino, ottimizzando costi e scorte, l’incrocio dei dati è vitale.

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Responsabile magazzino: che lavoro fa?

18 Marzo 2020 Roberta Fabozzi

Responsabile magazzino: che lavoro fa? Una domanda molto quotata cui cercheremo di dare una risposta. Vediamo insieme, passo dopo passo, in cosa consiste nello specifico questa posizione. Per gestire al meglio un magazzino occorrono diverse figure, fra cui un addetto che supervisioni tutte le aree della struttura.

Obiettivo di questo lavoro consiste nel garantire il perfetto funzionamento della struttura magazzino; sarà compito dell’addetto responsabile controllare che ogni passaggio venga effettuato correttamente, organizzando il flusso merci, ricezioni- spedizioni, gestendo il personale del magazzino.

L’addetto, avrà la responsabilità di seguire tutti i seguenti passaggi della catena logistica aziendale all’interno di un magazzino:

  • Ricezione merci
  • Controllo merci
  • Stoccaggio merci
  • Picking merci
  • Imballaggio merci
  • Spedizione merci

Ciascun passaggio è funzionale al corretto andamento del magazzino, e deve essere svolto sulla base dei seguenti parametri:

  • Standard di qualità
  • Velocità delle operazioni
  • Livello di giacenza
  • Misurazione performance

Ciò vuol dire che l’addetto avrà il compito di gestire il transito merci tenendo sempre chiaro quelli che sono gli obiettivi aziendali. Tutti i prodotti in giacenza dovranno necessariamente rispettare i termini di consegna e spedizione; e per monitorare efficientemente ogni step, avrà anche l’incarico di visionare le performance finali della struttura.

Responsabile magazzino e gestione del personale

Oltre il controllo merci, rientra, inoltre, fra i suoi compiti la gestione del personale, e quindi sovrintenderà anche il lavoro dei magazzinieri e di tutti gli addetti alla logistica all’interno del deposito. Sotto le sue direttive, ci sono anche tutti gli impiegati all’ufficio spedizione; i fornitori, corrieri e ogni addetto esterno al carico/ scarico dipenderanno da lui.

responsabile magazzino

Anche le turnazioni di lavoro del personale verranno organizzate e coordinate dal responsabile, così pure sarà suo compito aggiornare gli inventari. Nondimeno, il responsabile si preoccuperà che ogni suo sottoposto lavori rispettando le norme di sicurezza sul lavoro.

Fra le sue responsabilità, rientra anche la gestione del budget; potrebbe, infatti, scegliere di allocare differentemente le risorse a disposizione, a seguito di monitoraggio performance, con lo scopo di ottimizzare i processi.

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Scorte magazzino? Ecco come gestirle

16 Marzo 2020 Roberta Fabozzi

Scorte magazzino? Benché sia utili avere a disposizione una certa quantità di materiale prodotto in caso di necessità, chiunque si occupi della sua gestione sa perfettamente che può costituire un problema, soprattutto in termini economici; mantenere un equilibro fra i costi di gestione e ricambio del flusso produttivo può essere una sfida. Per fortuna, abbiamo il servizio che fa per te.

Prima di tutto, quante tipologie di scorte è possibile conservare in magazzino? Ne abbiamo 3:

  • Materie prime
  • Prodotti in lavorazione
  • Prodotti finiti

Indipendentemente dalla diversa natura delle scorte, esse possono assumere ruoli diversi nell’arco dell’interno ciclo produttivo, e possiamo parlare di scorte:

  • Transito

In questa fase, le scorte sono utili al rifornimento di un dato materiale

  • Ciclo

In questo caso, il materiale di scorta viene conservato solo nel periodo di consegna da parte del fornitore.

  • Sicurezza

Le scorte di sicurezza esistono per garantire un rifornimento di materiale in caso di necessità, soprattutto in periodi di maggiore domanda di mercato, con lo scopo di evitare sold out.

  • Anticipazione e dissaccoppiamento

Questo tipo di scorte assolvono la funzione letterale di anticipare specifici step in fase di produzione, oppure disaccoppiare due processi successivi.

Un’ulteriore distinzione in tema di scorte da magazzino esiste in merito alla loro gestione, che può essere a:

  • Ripristino

In questo caso, il materiale di scorta è sempre presente in magazzino, e man mano che viene smaltita in favore del magazzino a valle, si provvede a riequilibrare il numero di scorte nel magazzino a monte.

  • Fabbisogno

Nel seconda caso, le scorte in magazzino non sono perennemente presenti, ma solo in caso di effettiva richiesta. Ciò vuol dire che sarà il mercato a determinarne la sua ordinazione.

Scorte da magazzino: ecco perché Softshop fa la differenza

Gestire le scorte da magazzino con il software Softshop è semplice e intuitivo, che ti permette di inserire fine a 1000 prodotti per PMI ed emettere fino a 50 fatture in DTT.

Le funzionalità che rendono conveniente Softshop sono le seguenti:

  • Carico
  • Scarico
  • Reso
  • Emissione fatture DDT
  • Anagrafre clienti/ fornitori
  • Stampa etichette

Soprattutto se gestisci un ecommerce, Softshop ti permetterà di creare un sito web, creare un doppio magazzino con inserimento di immagine presentazione prodotto. Con Softshop sei tu il designer, grazie all’ampia scelta del temi grafici completamente personalizzabili. Con Softshop, anche l’assistenza è garantita.

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Software gestione magazzino: quale scegliere?

12 Marzo 2020 Roberta Fabozzi

Software gestione magazzino. Sì, si fa presto a parlare di sistemi gestionali per deposito merci, ma sappiamo scegliere quello più adatto alla nostra azienda? Come fare per operare la giusta scelta rispetto all’ampia gamma offerta sai software attualmente disponibili? In questo articolo affronteremo insieme una questione che solo apparentemente potrà sembrarvi spinosa.

In realtà, come in ogni cosa nella vita, basta avere sempre presente due cose fondamentali:

  • Quali sono i bisogni della vostra azienda
  • Qual è il vostro budget

Chi meglio di voi conosce la vostra azienda? Bisognerà che analizziate nel dettaglio chi siete, cosa producete e vi renderete conto di quali saranno le necessità, in particolar modo distinguerete le priorità dalle cose importanti. Ad analisi fatta, potrete anche tirare le somme per capire quanto budget sarete in grado di allocare per acquistare un buon software gestione magazzino.

Gestione magazzino

Vi dicevo di analizzare bene le vostre esigenze interne perché molto spesso c’è questa credenza, che riguarda un po’ qualsiasi settore, che più budget si ha a disposizione, e migliore sarà il prodotto acquistato. Che tradotti alla buona, significa che più spediamo e migliore sarà la qualità. Mi spiace deludervi, ma non è sempre così. La spesa deve essere commisurata non solo alle proprie portate, ma soprattutto alle proprie esigenze. Se, ad esempio, siamo un azienda con una filiera molto ampia, e quindi il fabbisogno di stoccaggio merci richiede un tempo di copertura molto ampio, allora un software di gestione del magazzino non solo sarà necessario, ma non potremmo prescindere dall’ottima qualità.

In casi del genere, il lato gestionale rientra nelle spese essenziali. Pensate che se doveste scegliere quello sbagliato, e il sistema s’inceppa (previo piano di manutenzione) il vostro magazzino ne risentirebbe, e così i vostri utili.

Tipologie di software di gestione di magazzino

Bando ai catastrofismi, vediamo insieme quanti tipi di software di gestione del magazzino esistono. Innanzitutto, la prima distinzione da operare sarà fra il grado di specializzazione del software. Preferite uno più specializzato nel caso in cui la vostra filiera di produzione abbia un flusso di lavoro segmentato, affinché ogni reparto possa controllare più attentamente lo stoccaggio merci.

In modo particolare, concentratevi sui seguenti 5 punti per definire la tipologia di software più confacente alle vostre esigenze aziendali:

  • Punto di riordino: per non restare senza scorte in magazzino
  • Controllo dei beni: servizio di tracking in-house
  • Gestione servizio: simile al precedente, ma specificamente rivolto ad aziende che vendono servizi
  • Identificazione prodotto: tramite scanner, ricostruisce l’intero iter di produzione prodotto
  • Ottimizzazione inventario: programma quali i punti cardine per avere un magazzino performante

In base al grado di specializzazione del sistema, avrete a vostra disposizione tecnici specializzati per la manutenzione in qualsiasi punto della filiera.

Ma adesso tocca a voi. Riuscite ad individuare altri punti fondamentali nella scelta del software di gestione magazzino? Lasciate un commento.

Manutenzione magazzino: ecco come gestirla

11 Marzo 2020 Roberta Fabozzi

Si scrive manutenzione magazzino, si legge non so come gestirla. Ecco perché abbiamo raccolto in questo articolo i nostri tips per non perdere di vista gli aspetti fondamentali. La logistica in magazzino è una componente molto importante della tua attività che può fare la differenza. Generalmente, tutte le strutture a magazzino automatico sono organizzate con sistemi di logistica ad alta tecnologia che mixano insieme sia la componente umana che robotica. Ma affinché tutto funzioni, sarà necessario operare interventi di manutenzione, anche preventiva per massimizzare la sicurezza e la produttività del magazzino stesso.

Obiettivi di manutenzione magazzino

Per garantire un buon funzionamento della struttura di deposito, quando si studia un piano di manutenzione il gestionale dovrà attrezzarsi per migliorare la qualità dei seguenti punti:

  • Questione sicurezza magazzino
  • Questione efficienza magazzino
  • Questione riduzioni costi di stoccaggio

Ecco stabiliti gli obiettivi del nostro piano di manutenzione. A questo punto, è bene considerare anche un altro fattore, ovvero: i piani di manutenzione non sono tutti uguali, ma si suddividono a loro volta in

  • Piani di manutenzione preventiva
  • Piani di manutenzione correttiva

Qual è la differenza fra le due tipologie di piani gestionali? Scopriamola insieme. Prima di tutto, con i piani di manutenzione preventiva di pone l’obiettivo di operare interventi finalizzati alla revisione dei sistemi operativi in uso, apportando modifiche o aggiornamenti per garantire il funzionamento della struttura, abbassando considerevolmente il tasso di un eventuale guasto o malfunzionamento. In poche parole, sotto la denominazione di manutenzione preventiva rientrano tutte quelle attività finalizzate alla prevenzione di possibili falle di sistema, affinché, qualora dovessero manifestarsi, anche i tempi di ripresa possano rendersi ottimizzabili.

manutenzione magazzino

Nel secondo caso, invece, parliamo di manutenzione correttiva. Si ricorre al seguente piano quando falle di sistema si sono già verificate e, magari in mancanza di manutenzione preventiva, si devono applicare correzioni per riparazioni.

Controlli di manutenzione

Nel caso di manutenzione preventiva, nel piano gestionale industriale rientreranno anche un certo numero di controlli per verificare la corretta messa a punto dei sistemi di aggiornamento e dei tempi di realizzazione della stessa.

Tali controlli sono obbligatori per legge, e talvolta richiedono il blocco dei macchinari affinché un tecnico esperto possa eseguire correttamente tutti i controlli necessari.

In ultimo, ma non per importanza, è bene tenere a mente anche che i controlli di manutenzione preventiva possono essere sviluppati in base a tre tipologie:

  • Sotto direttive fabbricante
  • Sotto direttive generiche di manutenzione
  • Sotto direttive RCM (Reliability Centered Maintenance)

Generalmente, è la terza tipologia la più quotata, e calcola il tasso dei rischi di ciascun apparecchiatura da magazzino per stabilirne l’eventuale costo di riparazione. Il risultato equivarrà al costo complessivo di manutenzione di quello specifico magazzino.

Scaffali per magazzino: come scegliere quelli corretti?

6 Marzo 2020 Alex
Scaffali per magazzino
Scaffali per magazzino

Nel post di oggi ci concentriamo su un argomento molto delicato non altro che il magazzino. Come da titolo, nelle prossime righe vi spiegheremo come scegliere gli scaffali corretti. Andiamo dunque a scoprirne di più.

Piccolo o di grandi dimensioni, soppalcato o disposto su più livelli, il magazzino alla fin dei conti è sempre un ambiente dove a privilegiare dev’essere l’ordine, la massima efficienza e sicurezza tutte condizioni che non devono assolutamente mancare.

Ciò che va per davvero a fare la differenza sono sicuramente caratteristiche come la semplicità di accesso, semplicità di stoccaggio e resa estetica. Ma innanzitutto è bene sapere che le esigenze spesso e volentieri tendono a cambiare nel corso del tempo: la scelta migliore che si possa fare è per l’appunto quella di fare affidamento a scaffali per magazzino estremamente utili e versatili, già realizzati per poter svolgere nel miglior modo più funzioni e configurabili con moltissimi accessori integrati alla perfezione.

Scaffali a gancio leggeri: tutti i vantaggi

Fra i moltissimi scaffali presenti sul mercato i più apprezzati e ricercati in quest’ultimo periodo sono quelli a gancio leggeri. Ci troviamo di fronte ad un sistema di massima affidabilità perfetto per articoli, utensili e merci. Un sistema di scaffalatura idoneo in particolar modo per uffici e ambianti industriali, personalizzabili a proprio piacimento sia in termini di design che colorazioni.

Grazie ai ripiani con rinforzi che possono essere smontati in tutta tranquillità in qualsiasi momento, permettono inoltre di innalzarne la portata in caso di esigenza, gli scaffali a gancio leggeri sono straconsigliati.

Scaffali per magazzino modulari semplicissimi da montare per chiunque

Altro aspetto di vitale importanza da prendere seriamente in considerazione nell’acquisto di scaffali per magazzino è senz’altro la modularità, fattore che va ad abbattere in maniera importante i tempi e prezzi del montaggio e, in particolare, consente di ampliare la copertura degli scaffali in caso di reale esigenza, evitando in questa maniera investimenti sovradimensionati, perchè tranquilli al 100% di poter arrivare all’occorrenza ad avere nuovi moduli.

Questo genere di scaffali sono semplicissimi da montare e il tutto può essere fatto con la massima velocità: correnti e pianetti trasversali si assemblano in tempi record, con la struttura che prosegue garantire un’eccezionale stabilità e un’elevata capacità di carico.

Scaffali compattabili per un’archiviazione intensiva

Spesso far spazio per l’archiviazione e stoccaggio vuol dire non andare minimamente a sacrificare inutilmente le superfici calpestabili e i volumi che potrebbero essere destinati ad altri utilizzi. Per risolvere tale problema basta semplicemente fare affidamento a degli scaffali per magazzino compattabili, in grado di concentrare nel minor spazio possibile e senza intralci inutili una quantità di materiali elevata.

Spesso razionalizzare gli spazi di archiviazione e stoccaggio vuol dire non sacrificare le superfici calpestabili e i volumi che potrebbero essere destinati ad altro.

Conclusioni

Gli scaffali in un magazzino sono importantissimi. Riuscire a ottimizzare gli spazi del magazzino sta a significare anche riuscire a sfruttare al massimo le altezze, cioè andare ad allestire senza nessun genere di pericolo scaffalature a parete o del tutto autoportanti.

E voi per il vostro magazzino avete utilizzato quale tipi di scaffali?

Consigliamo anche di leggere: Come gestire correttamente il magazzino del tuo bar