Responsabile conservazione sostitutiva. La figura del responsabile per la conservazione elettronica è definita dalla Delibera CNIPA n. 11/2004 e confermata anche nel 2009 con la risposta dell’Agenzia delle Entrate alla domanda posta sulle loro responsabilità come “garante” della qualità del processo che sovrintende al tutto.
Nello specifico, l’articolo 5 indica questi ruoli e doveri che includono la gestione delle licenze software o dei dispositivi hardware necessari all’interno di un’organizzazione, assicurando anche che gli standard di sicurezza non vengano compromessi durante la trasmissione.

Responsabile conservazione sostitutiva

Il Conservatore è davvero il volto della vostra azienda, e dipende da voi se ne hanno uno. Se no, allora questo ricade su quale tipo o quante persone possono farlo ai fini fiscali – ma assicuratevi che ci siano almeno due persone che saranno designate come tali!

Responsabile conservazione sostitutiva

Se il contribuente è una persona giuridica e non una persona fisica (ad esempio, società, associazione), allora è possibile nominare come responsabile della conservazione elettronica una persona interna che ha un rapporto qualificato con loro come socio o amministratore; in alternativa è possibile identificare una persona esterna responsabile per questo compito.

Responsabile conservazione sostitutiva

Il Responsabile dello stoccaggio elettronico non deve essere necessariamente un individuo, ma può se lo si desidera. È anche possibile che i professionisti in questo campo di lavoro e le aziende di stoccaggio con cui avete concordato contratti in precedenza o di propria iniziativa utilizzino anche i loro servizi!

La decisione di esternalizzare l’archiviazione elettronica è molto comune per le piccole e medie imprese. La ragione per cui questa scelta si presenta così spesso in questi tipi di organizzazioni, così come nelle grandi aziende (specialmente quelle con esigenze tecniche), ha poco se non nulla a che fare con il costo; piuttosto è tutto su ciò che possono ottenere senza avere una persona in più nel personale o pagare qualcuno a tempo pieno che potrebbe potenzialmente danneggiare i loro piani futuri di bilancio se qualcosa andasse storto!

I compiti del responsabile della conservazione sostitutiva

Responsabile conservazione sostitutiva

• Per assicurarsi che i dati elettronici siano conservati correttamente, una persona deve fare molti passi. Per prima cosa lui o lei definisce cosa viene conservato e come sarà curato in termini di caratteristiche come dimensioni/profondità e requisiti come le procedure di accesso che possono includere precauzioni contro i danni da intrusione di umidità da cambiamenti climatici compresi i malfunzionamenti dei sistemi di aria condizionata;

• Il responsabile dell’archiviazione elettronica deve assicurarsi di conservare e rendere disponibili, in relazione a ciascun supporto di archiviazione, le seguenti informazioni: Una descrizione di tutti i documenti; La persona responsabile dell’archiviazione – potete scommettere che questo contiene dati importanti! E se ci sono archivisti o bibliotecari delegati che assistono nei compiti relativi ai compiti, allora anche questi individui devono essere chiaramente identificati.
  L’e-ILS ha molte funzioni, ma una responsabilità si riferisce a ritroso attraverso la storia dai livelli più alti – lui/lei è in definitiva responsabile quando qualcosa va storto, perché ogni elemento ha bisogno di qualcuno che controlli il suo progresso.

Responsabile conservazione sostitutiva

• I compiti della persona responsabile dell’archiviazione elettronica comprendono il mantenimento e l’accessibilità di un archivio software che contenga i programmi in gestione nelle loro varie versioni; verificare il corretto funzionamento monitorando le prestazioni del sistema, adottare tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza fisica nonché logica su entrambi i dispositivi locali in cui si svolge questo compito (per esempio: copie di backup).
• Le mansioni di un responsabile della conservazione elettronica includono la definizione e la trascrizione di tutte le procedure di sicurezza che consentono il rispetto delle regole di marcatura temporale, assicurando la presenza di un pubblico ufficiale (tipicamente il notaio) nei casi in cui il suo intervento è richiesto per il corretto completamento dei compiti.

Responsabile conservazione sostitutiva

La persona responsabile delle finanze di un’azienda deve assicurarsi che i documenti siano disponibili in ogni momento e possano essere prodotti elettronicamente o su carta. Dovrebbe anche fare attenzione a conservarli in modo logico, in modo che siano facilmente accessibili quando necessario, oltre a garantire che tutte le fatture generate all’interno dell’azienda siano state dotate di funzionalità di ricerca per cognome (o altre caratteristiche identificative), numero di codice fiscale / aliquota IVA, ecc, il che aiuterà a risparmiare tempo negli anni futuri!

Con così tante aziende specializzate necessarie per archiviare file elettronici, è chiaro che questo compito richiede competenze in più campi. Questo potrebbe spiegare perché ci sono vari tipi di imprese che riuniscono professionisti specifici con competenze correlate che possono facilmente fornire tutto il know-how necessario per eseguire un lavoro così oneroso – sollevando gli imprenditori dalla gestione dei costi e dalla formazione dei dipendenti quando dovrebbero davvero concentrare i loro sforzi altrove.

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