Gestione magazzino: la guida definitiva

autore articolo Roberta Fabozzi data articolo 8 Aprile 2020 commenti articolo 0 commenti

La gestione del magazzino è un’attività tanto importante quanto insidiosa nella vita di un’azienda, incastrandosi nel cuore del tuo business: il processo produttivo. È vitale che il flusso scorra senza interruzioni per non andare in perdita; anche un piccolo errore, infatti, potrebbe determinare conseguenze negative, che incideranno sul fatturato annuale. Nonostante il magazzino rappresenti una fase fondamentale per un’azienda, non sempre la sua gestione è ottimizzata.

Per molti, una gestione ottimizzata corrisponde alla supervisione di ogni step in fasi di produzione, rispetto delle consegne e ricezione merci. Eppure una logistica efficiente non si esaurisce qui; dietro l’amministrazione di un magazzino c’è una strategia più complessa che coinvolge diversi attori con competenze specifiche, e tiene conto di molteplici passaggi funzionali l’uno all’altro.

Gestire correttamente un magazzino richiede tempo e un investimento strategico, ma quali sono allora questi passaggi indispensabili?

In questa guida analizzeremo insieme ogni step del processo per imparare a gestire tutti gli aspetti legati ad una corretta gestione del magazzino.

Gestione del magazzino
INDICE
  1. Gestione magazzino, le fasi della strategia
  2. I documenti di gestione del magazzino
  3. Gestione del personale
  4. La sicurezza del magazzino
  5. La logistica nella gestione magazzino
  6. Campagne promozionali contro eccedenze di prodotto
  7. Software di gestione magazzino

1. Gestione magazzino: ecco le fasi della strategia

L’organizzazione della logistica richiede l’elaborazione di un piano strategico, suddiviso per fasi. La coordinazione di ciascun elemento determinerà la corretta amministrazione del magazzino, con i benefici ad esso connessi. Ma procediamo con ordine, analizzando ciascuna delle seguenti fasi. Infatti, nel gestionale, ci sono 4 punti da considerare:

  • I documenti di gestione del magazzino
  • Gestione del personale
  • La sicurezza del magazzino
  • Logistica magazzino

2. I documenti di gestione del magazzino

I documenti sono la parte più rognosa di un’attività ma indispensabili; fra la pila di carte, o files excel, destreggiarsi diventa un’impresa. Un piccolo consiglio che possiamo snocciolare è di operare una prima distinzione in base al tipo di documento da archiviare. Partiamo dai:

 

2.1 DDT (documenti di trasporto)

Considerateli come una specie di ‘passaporto’ che dovranno necessariamente accompagnare le merci durante il trasporto. In base alla normativa vigente, possono essere sostituiti solo dalla fattura accompagnatoria, un documento contabile particolare, a metà fra la fattura ordinarie e un documento DDT.

Come si compila correttamente un DDT? Per giustificare il trasporto di qualunque tipologia di materiale (semilavorato, materie prime..), a seguito di una transazione commerciale, è necessario emettere un documento che l’attesti ufficialmente, firmato dal soggetto a Partita IVA che rappresenta l’azienda esercente. Se ne devono conservare due copie; la seconda spetterà all’azienda che ha acquistato il bene.

Al momento della consegna dei materiali, ebbene verificare sempre che il documento DDT non sia diverso dalla consegna; non escludere un margine di errore umano.

2.2 Fatture di acquisto e vendita

Si tratta di documenti fiscali finalizzati alle operazioni di carico e scarico merci. Accertatevi di tenerle in archivio per tutta la durata prevista dalla legge: 10 anni. Le fatture di acquisto e vendita sono normalmente gestite dal reparto amministrazione.

2.3 Inventario

Fra i documenti che consigliamo di conservare per rendere maggiormente efficiente un magazzino, rientra l’inventario: è funzionale al monitoraggio della situazione delle scorte, nondimeno ai prodotti in giacenza in generale in relazione al tutte le informazioni utili. In questa fase, conviene effettuare anche un’analisi del tasso di rotazione delle scorte, per tenere sotto controllo quali siano i materiali necessari, quelli meno, e ogni quanto vanno ordinati. Soprattutto, è necessario verificare che consegne e ricezioni coincidano sempre, in modo da non ostruire il flusso.

Per semplificare questo passaggio, conviene tracciare la merce appena consegnata, in modo da registrare tutta la sua ‘vita’ in magazzino, e capire quale sarà performante. Un inventario si può fare o annualmente, ed è un’operazione che richiede tempo e risorse ma necessaria. Oppure a spot, ovvero più volte durante l’anno in relazione a un singolo articolo; a rotazione settimanale se non addirittura giornaliero con prodotti nuovi. Il benefits è che quando sarà la volta dell’annuale, ci saranno meno beghe da sbrigare!

2.4 Ordini del cliente

A rischio di sembrare banale, ma conservare le informazioni riguardo la commesse e il cliente sono estremamente utili per amministrare correttamente un magazzino. Innanzitutto, si mantiene sotto controllo l’ordine in sè; fa la differenza nella fidelity del cliente. Consegnare un ordine errato potrebbe far perdere credibilità all’azienda, pena la perdita del cliente, che equivale ad un minor tasso di vendita e, di conseguenza, minore entrate per l’impresa. Ogni singolo step ha il suo perché all’interno della gestione smart di un magazzino.

3. Gestione del personale

Un aspetto fondamentale affinché non vi siano inefficienze nel magazzino è costituito dalla formazione del personale. Nella gestione di un magazzino, il livello di professionalità del personale è essenziale; esistono diverse figure professionali che operano all’interno del magazzino, ciascuno con il proprio ruolo. Coordinare ogni singola risorsa umana richiede tempo, un buon livello di organizzazione e soprattutto un responsabile del magazzino competente.

Gestione del personale

La professionalità è richiesta a tutti i livelli. Dicevamo della coincidenza fra la merce in arrivo e DDT: è compito del magazziniere verificarlo. Oltre il controllo delle consegne, rientra fra i tasks del magazziniere anche:

  • Stoccaggio delle merci: A consegna ultimata, la merce va posizionata nelle aree di competenza del magazzino
  • Compilazione dell’inventario: un magazziniere deve saper controllare lo stato delle scorte e quando dover ordinare le scorte
  • Spedizione merci: non solo operazione ricezione, anche spedire le merci ordinate è compito di un magazziniere, ed è nondimeno importante nella catena logistica

4. La sicurezza del magazzino

Una gestione efficiente del magazzino passa anche attraverso il grado di sicurezza dello stesso. Ma cosa significa lavorare in sicurezza? Strutture e strumentazioni a norma, certo, ma non solo. A rendere sicuro un magazzino intervengo anche altri fattori che corrispondono alla pulizia degli ambienti e all’ordine vigente. Vediamo insieme di cosa si tratta nello specifico.

Il rispetto delle norme igienico/ sanitarie non possono essere eluse; ogni area del magazzino dovranno mantenersi costantemente pulite e igienizzate, ma attenzione a segnalarlo per evitare eventuali infortuni causati da pavimenti bagnati. Per pulire un magazzino bisognerà prestare attenzione alla rimozione di eventuali residui; anche in questo caso, occhi aperti per garantire l’incolumità dei lavoratori.

Quanto conta l’ordine di un magazzino affinché lo stesso si dica efficiente? Molto. Ritorniamo a quanto detto intorno allo stoccaggio merci: è necessario verificare costantemente che le merci ricevute siano state correttamente posizionate, evitando d’incorrere in rallentamenti.

5. La logistica nella gestione magazzino

Questioni di logistica, o altrimenti detta: organizzazione del flusso produttivo. Ma come si organizza strategicamente una gestione del magazzino? Un’amministrazione efficiente prevede anche il rapporto con i fornitori. Non solo riguardo deadline per consegne e/ o ricezione merci. Ricordate cosa abbiamo detto circa la formazione professionale del personale? Se la gestione del magazzino è veramente efficiente si vede anche da questo: la capacità del personale nel risolversi con i fornitori in merito a qualsiasi problema relativo alle merci, che siano danneggiate, errate e quant’altro.

Non solo mulettisti; per logistica efficiente s’intende soprattutto l’elaborazione di un piano strategico volto all’abbattimento di costi superflui e la massimizzazione dei profitti. Ci sono alcuni tips: ad esempio, è importante operare periodicamente l’inventario delle scorte nel magazzino e tenere sotto controllo il tasso di rotazione delle merci.

Sarà sicuramente capitato in tutti i magazzini di avere in giacenza prodotti in eccesso. Come funziona in questo caso? Quali sono i consigli per non lasciarli in deposito ma farli fruttare? Prima di tutto, è necessario elaborare una strategia. A tal proposito, la tecnica dell’analisi ABC e dei dati incrociati è indispensabile affinché in magazzino siano chiari quali siano i prodotti da riordinare e con quale cadenza. Questo perché un’analisi approfondita sulle merci consente di comprendere quali siano le più redditizie, al fine di contenere le spese assolutamente non necessarie, e non lasciare che i prodotti meno utilizzati restino in giacenza, bensì ordinarli solo su effettiva richiesta.

6. Campagne promozionali contro eccedenze di prodotto

Una volta compresa la causa di tale eccedenza, e stilato un piano di ottimizzazione del sistema per il lungo termine, occorre liberarsi dei prodotti in eccesso. Ovvero, affidarsi ad una buona strategia di vendita. In questo caso, sono molto utili campagne di scontistica, che oggi sono molto più veloci e smart nel digital marketing. A conferma, arriva una ricerca condotta da Salesforce, secondo cui il 92% dei clienti afferma di aver cambiato atteggiamento verso le promozioni grazie all’accesso semplificato alle informazioni.

Una manna dal cielo se pensiamo che i clienti ricevono offerte personalizzate, e il 65% non solo non le considera spam (che già sarebbe una bella vittoria), ma le apprezza anche; in poche parole, campagne personalizzate sono performanti. Nemmeno il digital marketing (anzi, soprattutto) può essere lasciato al caso; serve una strategia per rendere performante anche la gestione del magazzino. Ma come si elabora un piano di vendita nel marketing digitale? Giusto qualche consiglio:

Verifica che tipo di promozione effettuare: un coupon, spedizione gratuita, offerte a tempo.. sono tutte proposte valide. Ma sono due le parole chiavi per orientare le vendite: tempo e quantità. È importante che il cliente percepisca l’esclusività dell’offerta, poiché personalizzata, e perché a tempo: le scorte limitate attirano maggiormente attenzione perché vanno a incidere su bisogni inconsci di accaparrarsi un qualcosa visto come esclusivo proprio perché limitato.

In questo caso, offerte speciali che propongono maggiori quantità di prodotto alla metà del prezzo per un tempo limitato sono ottime per il cliente, perché avrà fatto l’affare; il magazzino avrà smaltito le eccedenze e l’azienda massimizzato i profitti. Magari, queste sono le occasioni affinché un cliente normalmente ancora titubante, provando la qualità del tuo prodotto, diventi un acquirente fisso.

7. Software di gestione magazzino

Tenere le redini di un magazzino non è semplice, come abbiamo visto; è necessaria molta organizzazione e la cooperazione di più fasi e persone perfettamente allineati. Ma più grande sarà il magazzino e maggiore sarà la mole di lavoro, e con essa il margine di errore. Ecco perché possedere un buon software sarà di grande aiuto nella gestione smart del magazzino. Tutto ciò che ci siamo detti passa attraverso l’utilizzo di un software che monitora scorte, inventario, documenti ecc. ma in versione smart! Significa che i tempi e i costi di ogni singolo procedimento, che abbiamo visto sia funzionale all’aumento del profitto, verrà velocizzato e ottimizzato.

Ma quali caratteristiche deve avere un software di gestione del magazzino per essere veramente valido? L’obiettivo è di aggiornare costantemente lo stato delle scorte, fissare la soglia minima del riordino delle scorte, archiviare lo storico dei documenti, tracciare la merce e gestire anche magazzini di grandi dimensioni o multipli.

Noi consigliamo Softshop e adesso spiegheremo il perché. Softshop è un software di gestione magazzino semplice da usare, e disponibile in tre versioni:

Licenza gratuita

Softshop sarà completamente gratuito fino a 1000 articoli e 50 fatture DDT. Senza alcun investimento iniziale, e senza limitazioni di tempo, si può testare la validità del prodotto. L’interfaccia semplificata rende il suo utilizzo pratico e veloce, offrendo la possibilità di gestire un numero infinito di categorie merceologiche, sbrigare operazioni di cassa veloce tramite lettore barcode per vendite o resi. Si possono personalizzare le anagrafiche del cliente e emettere fatture personalizzabili.

Licenza Professional

Scegliendo la licenza Professional, non ci saranno più limiti nel numero dei prodotti da registrare o nelle fatture emesse DDT. Senza alcun banner pubblicitario, la versione professional ti permette di avere un’assistenza gratuita per un anno; parlare con un nostro operatore è semplice e pratico, perché siamo raggiungibili online, via tickets e telefonicamente (senza fee aggiuntiva). Gratuiti, saranno anche gli aggiornamenti disponibili.

Licenza Advanced

La versione Advanced concentra tutte le potenzialità di Softshop. Non sono gestione del magazzino; Softshop advanced permette di creare direttamente un sito di ecommerce professionale, scegliendo fra una vasta gamma di temi personalizzabili e naming del sito web. Ricordi cosa abbiamo detto riguardo le campagne promozionali? Softshop advanced ha l’opzione di creazione offerte a tempo anche in contemporanea prodotti.

Provare per credere! Ma ricordate sempre che in gioco ci sono i profitti dell’azienda. Un software di gestione magazzino può fare la differenza: ecco perché scegliere Softshop.