Tecniche di gestione dell’inventario con Excel

autore articolo Grossini federico data articolo 1 Febbraio 2020 commenti articolo 0 commenti

La gestione dell’inventario con Excel deve essere la principale operativa di qualsiasi attività commerciale. 

Se hai appena iniziato con un piccolo numero di prodotti senza molte varianti, Microsoft Excel è un ottimo strumento per i principianti per creare un modello di elenco di inventario.

Tuttavia, l’utilizzo efficiente di Excel per la gestione dell’inventario online richiede tempo e l’impostazione accurata del modello iniziale è cruciale. 

In questo post, ti diamo suggerimenti su come costruire e utilizzare un foglio di calcolo Excel per la gestione di base dell’inventario.

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Utilizzo di Excel come soluzione di gestione.

Se stai cercando un modo economico per gestire il tuo inventario, Excel potrebbe essere una buona soluzione. 

 

È un programma che molti di noi conoscono già, sia per la contabilità che per i fogli elettronici, ed è un’opzione alternativa per applicazioni come la gestione dell’inventario.

Con strumenti, funzionalità e formule integrate per rendere i fogli di calcolo più dinamici e interattivi, Excel è anche in grado di gestire la gestione di base dell’inventario per le piccole imprese. 

Sebbene non sia l’ideale per un inventario di medie o grandi dimensioni, Excel è conveniente o, se lo si utilizza in OneDrive, anche gratuitamente.

Come tutto ciò che è gratuito o economico, Excel non è una perfetta gestione dell’inventario, ma ha molte funzionalità preziose. Sebbene sia facile commettere errori in Excel , è pienamente in grado di gestire un inventario di start-up.

modello di elenco excel di inventario

Impostazione del modello dell’elenco di inventario di Excel

Un modello di base per l’inventario di Excel dovrebbe includere il numero del prodotto, il nome del prodotto, la descrizione dell’articolo, il prezzo dell’articolo, il costo o il valore dell’articolo, lo stock articolo, la quantità da riordinare e, se si desidera aggiornare la quantità o il valore delle vendite, la quantità venduta. 

Anche il tempo di riordino, indipendentemente dal fatto che il prodotto sia stato sospeso, il valore totale dell’inventario e altre funzioni sono molto utili, ma più colonne hai, più è difficile tenere il passo con tutto.

Se desideri approfondire le tecniche cruciali di gestione dell’inventario e come applicarle alla tua attività, scarica il nostro eBook gratuito: Gestione dell’inventario: tutto ciò che devi sapere .

È quindi possibile utilizzare le formule di Excel per calcolare automaticamente le informazioni per le vendite totali, il profitto totale e organizzare l’inventario in base ai prodotti che vendono di più utilizzando alcune semplici formule. 

Puoi modificare il modello gratuito di base di Microsoft in base alle tue esigenze, acquistare un modello o crearne uno tuo.

Le formule possono aumentare il valore del foglio di calcolo di Excel riducendo il mal di testa e lo stress legati al calcolo dei numeri. Anche se all’inizio possono sembrare un po ‘complessi, non preoccuparti; molti di loro sono facili da capire.

SOMMA

La funzione SOMMA può essere utilizzata per aggiungere qualsiasi cifra inserita in due o più celle.

 Ad esempio, è possibile creare una quantità di vendita corrente utilizzando la funzione SOMMA per aggiornare automaticamente le entrate ottenute facendo i calcoli in base ai calcoli inseriti per riga. Ciò elimina la necessità di passare ogni riga con una calcolatrice ogni notte.

Una formula SUM è scritta come = Cell * Cell . Questo può anche risolvere = [@ [Nome della colonna]] * [@ [Nome della colonna]] per moltiplicare semplicemente due celle in una riga. 

Questo è molto utile per creare totali di valore automatici per i prodotti nel tuo inventario. Tieni presente, tuttavia, che se hai 300 righe, dovrai aggiungerlo a ciascuna.

Ad esempio, se i tuoi prodotti valgono $ 27 ciascuno e il tuo numero di magazzino è 65, la funzione SOMMA aggiorna automaticamente la sezione “Valore inventario” a $ 1,755 (65 x $ 27).

Inventario Excel: funzione somma

ORDINARE

Ordina consente di ordinare il tuo inventario in base alla dimensione numerica o al colore, in modo da poter vedere i prodotti in base alle vendite, alla redditività o allo stock rimanente per passare rapidamente e facilmente attraverso i prodotti. 

Non sorprende che la funzione di ordinamento sarà errata se uno qualsiasi dei tuoi dati viene inserito in modo errato.

Se si utilizza una formula di sottrazione (= B1-B2) quando si inserisce il numero di articoli venduti, verrà automaticamente detratto quel numero dal numero di magazzino corrente, che è quindi possibile utilizzare per ordinare in base allo stock, in modo da poter vedere quale articoli di cui hai il minimo. 

Questo aggira anche convenientemente i problemi che circondano la mancata ordinazione dei prodotti perché non sai quali quelli devi ordinare.

Inventario Excel: funzione di ordinamento

RANGO

Classifica consente di classificare gli articoli in base alla quantità di vendita, alla quantità di inventario o al numero di prodotti ricevuti. Poiché ha più senso classificare gli articoli di alta vendita che devi rifornire in alto, puoi usarlo per organizzare il tuo inventario in base a entrambe le specifiche.

Il rango differisce da Ordina perché Ordina organizza i dati in ordine quando dici a Excel di farlo facendo clic su “Ordina”, mentre il grado lo fa automaticamente. 

È interessante notare che non regola automaticamente l’ordine, quindi il tuo numero 1 potrebbe essere ancora al centro della pagina. La formula del rango deve essere scritta in questo modo: = Rango (cella, cella: cella) , in cui le celle menzionate includono tutte le celle che desideri classificare.

Inventario Excel: funzione di classificazione

Ora che hai acquisito familiarità con le formule, ecco alcuni suggerimenti su come gestire il tuo foglio di calcolo Excel per assicurarti di monitorare con precisione il movimento dell’inventario:

1. Evitare gli errori con l’inventario di Excel

Molti professionisti evitano di utilizzare Excel per la gestione dell’inventario per il semplice motivo che gli umani sono soggetti a errori. Anche trovare errori su fogli di numeri e dati concreti è difficile se non sai esattamente cosa stai cercando.

L’unico modo per evitarlo è creare una best practice di self auditing e revisione giornaliera per ridurre al minimo gli errori.

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2. Aggiorna immediatamente

Assicurati che chiunque gestisca gli ordini aggiorni immediatamente il documento Excel per evitare problemi.

Excel non è una soluzione di gestione dell’inventario in tempo reale, quindi non sarai mai in grado di vedere il valore reale dell’inventario in quel momento, ma è importante assicurarsi che sia aggiornato il più spesso possibile per aggirare problemi come l’eccesso di vendite di un prodotto che non può arretrare.

3. Usa il cloud

I documenti Excel offline tradizionali sono fortemente limitati perché solo una persona può utilizzare il foglio alla volta. 

L’uso di Excel in the Cloud (OneDrive) o l’alternativa di Google ti consente di invitare più persone al foglio e modificarlo in una sola volta per migliorare l’autocontrollo, inserire dati da più fonti e accelerare i processi. Viene inoltre fornito il vantaggio aggiuntivo di backup automatici e sincronizzazione su tutti i dispositivi in ​​modo da poterlo modificare su un iPad o sul computer di casa.

Excel Inventory Management Cloud

4. Prenditi il ​​tempo necessario per consolidare i dati

Prendersi il tempo per consolidare i dati mensilmente ti consente di creare grafici che descrivono quanto hai venduto in ciascun periodo. Dovresti farlo mensilmente e trimestralmente, prestando particolare attenzione alle vacanze e alle occasioni.

Uno dei maggiori problemi che molte persone hanno con Excel non è in grado di analizzare facilmente i tuoi dati storici, ma risolvere il problema richiede il tempo per aggiungere i dati di tutto il mese in una tabella pivot di facile lettura.

Richiede tempo, ma consente di tenere traccia delle vendite in base al periodo e durante le diverse stagioni, per una migliore ottimizzazione delle scorte in futuro.

Ecco come creare una tabella pivot in Excel:

  1. Fai clic su “Inserisci”, scegli “Tabelle”, seleziona “Tabella pivot”. (fare clic sulla freccia sotto la tabella pivot per creare un grafico.
  2. Seleziona l’intervallo di tabelle (IE 1A-21G) nella finestra di dialogo Crea tabella pivot che viene visualizzata.
  3. Scegli la posizione della nuova tabella pivot (nuovo foglio di lavoro o esistente).
  4. Fai clic su “OK”.
  5. Personalizza la tua tabella pivot secondo necessità.

5. Rivedi i tuoi dati

Excel può essere uno strumento prezioso per il monitoraggio dell’inventario, ma spetta a te assicurarti di monitorare e calcolare tutto il necessario. Per esempio:

  • se stai monitorando i tempi di riordino, hai incluso i tempi di consegna (tempo dal produttore al magazzino ) nei tuoi calcoli?
  • Stai calcolando i profitti in base alle vendite o in base al tuo profitto effettivo per articolo?
  • Stai utilizzando il tuo inventario per calcolare immediatamente l’imposta sulle vendite?
  • Il valore totale dell’inventario è basato sulla rivendita o sul valore di acquisto?

Esaminare le cifre utilizzate nei calcoli per assicurarsi che siano corrette può farti risparmiare errori costosi e dispendiosi in futuro.

6. Audit e revisione

Excel si affida alle persone per inserire dati a meno che tu non abbia uno scanner di codici a barre collegato al tuo sistema e anche in questo caso non tutto è automatizzato. 

Ciò comporterà un errore umano, che può eliminare tutta la tua domanda e offerta quando riordini troppo o non abbastanza, o sottovaluti o sopravvaluti i profitti.

Una politica di tenere traccia di tutto sulla carta e nel documento Excel consente di ripassare l’inventario alla fine di ogni giornata per correggere eventuali errori.

modello elenco inventario tradegecko

7. Sapere quando eseguire l’aggiornamento

Excel semplicemente non funziona con volumi di inventario medio-grandi perché centinaia di colonne sono troppo complesse, richiedono tempo e sono difficili da tenere traccia e aggiornate. 

Un sistema di gestione dell’inventario dedicato ti aiuta in tutto, dall’ottimizzazione dell’inventario per migliori vendite e ritorno sugli investimenti.

Più vendite stai realizzando, più aumenta la necessità di una gestione efficace delle scorte.

L’utilizzo di Excel ti consentirà inizialmente di ridurre i costi, ma alla fine sarà necessario un sistema di gestione dell’inventario dedicato nel lungo periodo.