Gestire documenti: come fare per un magazzino in ordine

Veronica Balzano 7 Novembre 2022 0 commenti

Gestire documenti all’interno di un magazzino è fondamentale. Contrariamente a quanti pensano, la gestione del magazzino è un’attiva molto importante per ogni azienda se vuole fare le cose al meglio. Andiamo a capirne di più circa la questione del gestire documenti al meglio.

Gestire documenti: l’importanza di farlo per la propria attività

Gestire documenti

Entrando nello specifico, ciò che stiamo cercando di farvi capire è che una gestione del magazzino fatta tanto per fare o completamente sbagliata può avere grosse conseguente sulla propria attività. Può far perdere un sacco di soldi, detto in parole povere.

Per gestire nel miglior modo un magazzino bisogna valutare moltissimi parametri. Solo cosi è possibile gestire con oculatezza e la massima efficienza il tutto.

Fatta questa doverosa premessa, cosa importantissima per qualsiasi magazzino è il saper gestire documenti. Ci troviamo di fronte ad un qualcosa essenziale, uno dei tanti punti chiave che vanno assolutamente rispettati se non si vuole perdere denaro.

Gestire documenti in cosa consiste?

In molti trascurano l’operazione di gestire documenti in un magazzino ma sappiate che non c’è niente di più sbagliato. Le varie scartoffie sono la croce che ogni azienda deve portarsi dietro questo è poco ma sicuro, ma i documenti servono non solo per quanto concerne i fini fiscali o qualcosa del genere ma sono una fonte di info importantissima che se si riesce a sfruttare a dovere consentono di migliorare in maniera notevole la gestione del proprio magazzino.

Il responsabile del magazzino ha il compito di organizzare e gestire documenti che sono immagazzinati in un’azienda. Questo lavoro include l’assicurarsi che siano organizzati, impilandoli correttamente secondo la loro classificazione di dimensioni o peso in modo che non ci sia eccessivo disordine sugli scaffali a causa di pile casuali che si muovono alla rinfusa; spostando gli articoli non necessari dal magazzino ai bidoni di smaltimento quando necessario, utilizzando un sollevatore magnetico a forza industriale.

Questo permette di avere più spazio se necessario! Il tutto controllando ogni ora durante il normale orario di lavoro, nel caso in cui qualcuno trovi qualcosa di valore nascosto da qualche parte inaspettata all’interno del nostro rigido sistema di sicurezza

Quali sono i documenti più importanti del magazzino?

Fatture di acquisto e vendita

Aldilà dell’utilità che hanno a livello fiscale, tutto serve per operazioni e conteggi di scarico e carico della merce che si ha in magazzino. Se si parla di realtà strutturata in magazzino non si avrà alcuna fattura ma solamente i DDT e le fatture saranno gestite interamente dall’amministrazione.

DDT

Con questo termine definiamo il documento di trasporto previsto dalla legge per il trasporto di merci. Tutto è essenziale e rammenta sempre che il DDT deve riportare una serie di dati ben specifici e, qualora si tratti di cessioni di beni, dev’essere seguito da tanto di fattura che deve essere fatta entro il 15 del mese successivo a quello effettivo di consegna dei vari prodotti.

Inventario, l’importanza di averne uno

E’ fondamentale avere un elenco costantemente aggiornato di ogni prodotto che si possiede all’interno delmagazzino e del valore che ha, utile tra le altre cose a tenere sotto controllo la situazione e verificare se si hanno scorte o meno di un determinato oggetto.

Comande e ordini, attenzione potreste perdere clienti

Una cosa banale ma che viene spesso sottovalutata, tutto può far perdere clienti. L’avere una gestione troppo superficiale delle comande e ordini è sbagliatissimo.

Conclusioni

Ulteriori consigli che vi diamo sono i seguenti:

  • Controllate sempre la merce in arrivo
  • Fate l’inventario con scadenze fisse e frequenti se possibile
  • Coordinate arrivi e partenze della merce del magazzino
  • Osservate la merce danneggiata o mancante

Infine, una menzione importante va fatta alla possibilità di utilizzare un apposito programma per gestire il magazzino a 360 gradi. L’utilizzo di un programma può rendere molto più facile ogni attività di magazzino, velocizzare ogni operazione di scarico e carico delle merci, errori e molto altro. Noi personalmente vi consigliamo di provare Softshop ad oggi molto scaricato e fra i migliori della categoria. Potete scaricarlo al seguente indirizzo.

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