Gestione del tempo skill fondamentale

autore articolo Veronica Balzano data articolo 10 Aprile 2022 commenti articolo 0 commenti
gestione del tempo

Gestione del tempo, una skill fondamentale per il successo del proprio business. Oggi impareremo ogni segreto utile per riuscire a ottimizzare al meglio il tempo rendendolo quanto più possibile proficuo. Sfruttare ogni singolo momento durante una sessione di lavoro è assolutamente necessario. Cerchiamo di capire tutto ciò che c’è da sapere circa la questione gestione del tempo in un contesto lavorativo.

L’importanza della gestione del tempo non può essere sopravvalutata, che sia per la tua vita personale o professionale. Il tempo speso su un progetto può sembrare insignificante se paragonato ad altre cose importanti, ma ci potrebbero essere sempre modi più produttivi per trascorrere le nostre giornate se sapessimo come utilizzarle al meglio!

Per questo motivo è molto importante parlare di produttività e gestione del tempo.

Produttività e gestione del tempo

La produttività e la gestione del tempo sono essenziali per avere successo. In primo luogo, avete bisogno di una lista di obiettivi con le vostre priorità scritte su di essa in modo che possano poi aiutare a dettare quali compiti dovrebbero avere la precedenza su altri; in secondo luogo, l’organizzazione del lavoro è fondamentale quando si prova la teoria del caos a livello aziendale definendo tempestivamente le divisioni del lavoro che si tradurrà in team più produttivi che lavorano insieme perché ogni membro conosce il suo ruolo all’interno dello schema del team senza alcuna confusione o sforzo sprecato.

Proseguendo… Per essere sicuri di essere efficienti ed efficaci nella gestione del tempo, è importante sapere quanto di una certa risorsa deve essere allocata al giorno. In questo modo anche la quantità che necessita di attenzione diminuirà significativamente! Il quarto punto si concentra sul rispetto delle scadenze – cosa che possiamo fare facilmente visto che i punti precedenti sono andati a buon fine.

Come ottimizzare il processo di gestione del tempo?

Abbiamo detto che migliore capacità di gestione del tempo è uguale a maggiore produttività. Vediamo quindi quali sono i segreti e i consigli per rendere al meglio questo processo. Ecco tre categorizzazioni utili al raggiungimento del successo della vostra attività. La suddivisione nasce in seguito ad un’analisi degli obiettivi di fondo che si intende raggiungere.

Gestione delle priorità

La gestione del tempo è direttamente proporzionale alla gestione delle priorità nonché alla loro organizzazione.

La prima cosa da fare è distinguere tra ciò di cui si ha veramente bisogno e ciò per cui non si ha tempo, in modo da poter essere più efficienti. Per non sprecare nessuna delle nostre preziose risorse (tempo) in attività che non sono necessarie, dobbiamo assicurarci che le parti essenziali siano prese in carico rapidamente, concentrando gli sforzi dove sono più urgenti!

In questo caso si potrebbe ricorrere a due metodi:

  • Metodo MoSCoW: Sfrutta al massimo il tuo tempo e sii efficiente! Il metodo MoSCoW è un modo semplice per organizzare qualsiasi compito, non importa quanto grande o piccolo. Inizia identificando ciò che vuoi fare (l’obiettivo), poi elenca tutti i passi necessari che ci porteranno lì; questi potrebbero includere la ricerca su Google Docs per cinque ore ogni giorno per tre settimane o scrivere note sul perché questo funzionerebbe in dettaglio come seconda parte invece – qualunque cosa funzioni meglio con le risorse disponibili/limiti di tempo eccetera. Infine scegliere un passo alla fine del basecamp comporta fare qualcosa di specifico come trovare informazioni dagli scaffali della biblioteca – e infine agire verso il completamento dell’intero processo.
  • Matrice di Eisenhower: La matrice Eisenhower è un metodo per dare priorità ai progetti, ed è utile soprattutto se hai più di 3 compiti che hanno bisogno di attenzione. Per usare efficacemente questo sistema tutti i vostri compiti devono essere classificati su una scala ascendente da 1 a 5 (1 è il più importante). Una volta che sono in classifica possiamo poi dividerli in due gruppi: urgente vs non urgente.

Gestione del tempo e organizzazione del lavoro

Per compiti complessi, l’organizzazione del lavoro diventa molto importante per massimizzare l’efficienza e l’efficacia. Ecco due metodi utili per l’organizzare al meglio il lavoro:

  • Metodo Toyota: Il processo di produzione di Toyota è basato sull’idea che ogni dipendente dovrebbe ricevere formazione e strumenti per fare bene il proprio lavoro. Hanno creato un sistema in cui tutti i dipendenti, dal caposquadra all’operatore della macchina, sono in grado non solo di sapere cosa deve essere fatto, ma anche come può essere fatto al meglio – in questo modo nessuno si sentirà mai a disagio a chiedere aiuto quando necessario, perché tutti sono stati addestrati in abilità di base come la comunicazione o la risoluzione dei problemi!
  • Metodo GTD:

Il metodo GTD (Getting Things Done) è un ottimo modo per far decollare e muovere i vostri progetti. In questo sistema, si organizzano i compiti per tipo in modo che quando si presentano in qualsiasi ora o giorno di lavoro – non importa quanto complicato – possono essere affrontati rapidamente con facilità
L’approccio semplice ma efficace offerto da questi metodi ha aiutato molte persone a completare con successo i loro più grandi incarichi di sempre, pur mantenendo la concentrazione su ogni singolo compito a portata di mano; qualcosa che altrimenti si rivelerebbe difficile senza di essi!

Gestione del tempo

Abbiamo visto come l’organizzazione del tempo sia connessa e all’organizzazione del lavoro e alla gestione delle priorità. Vediamo ora come gestire al meglio il tempo in un contesto lavorativo.

Ecco due metodi utili:

  • Metodo del pomodoro : Se ti senti sopraffatto dalla tua lista di cose da fare, prova a fare una lista di compiti in ordine dal più importante al meno importante. Imposta il timer per 25 minuti e non rompere finché non suona! Una volta che tutto in quella particolare sezione è stato completato o finito, prenditi cinque minuti prima di ricominciare in un’altra parte della tua lista di compiti.
  • To do list: La cosa più importante per completare la tua lista di compiti è che tu fissi una scadenza per ognuno di essi. Se ci sono alcune cose in fondo, vai avanti e aggiungile la prossima settimana, così non si accumulano troppo!