Se hai una partita IVA in Italia devi emettere la fattura elettronica B2B in formato XML e trasmetterla tramite lo SdI, il Sistema di Interscambio. Non esistono scorciatoie: PDF, email ordinarie o fatture cartacee non hanno più valore fiscale nei rapporti tra imprese. La prima cosa da fare, prima ancora di emettere un documento, è verificare il proprio canale di ricezione, cioè il codice destinatario o la PEC registrata, e scegliere lo strumento di invio più adatto ai propri volumi, che siano i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate o un gestionale come SoftShop.
In breve:
- La fattura elettronica B2B deve essere trasmessa in formato XML tramite lo SdI, senza possibilità di utilizzare PDF o email ordinarie come documenti fiscali.
- Dal 2024, l’obbligo si estende a tutte le partite IVA residenti in Italia, anche quelle con esoneri parziali come i forfettari sopra soglia.
- Le modalità di predisposizione e invio variano da strumenti gratuiti dell’Agenzia a soluzioni avanzate di gestione elettronica per volumi elevati.
- Errori comuni come codici destinatario o partita IVA errati causano lo scarto delle fatture, richiedendo correzioni rapide e invio entro cinque giorni.
- Per chi emette numerose fatture o gestisce magazzino, l’integrazione tra ciclo attivo e passivo riduce errori, semplifica le riconciliazioni e accelera i processi.
Indice
- Obbligo e quadro normativo della fattura elettronica: cosa devi sapere
- Come fare fattura elettronica B2B: le opzioni pratiche per predisporla e inviarla
- Cosa deve contenere una fattura elettronica: campi obbligatori e tipi documento
- Codice destinatario o PEC: come funziona la ricezione delle fatture
- Ciclo attivo e ciclo passivo: perché integrarli conviene davvero
- Errori frequenti e fatture scartate dal SdI: come correggerle
- Cosa cambia davvero per chi ha magazzino e volumi ricorrenti
- Come iniziare con SoftShop per la fatturazione elettronica B2B
- Fonti
Obbligo e quadro normativo della fattura elettronica: cosa devi sapere
L’obbligo di fatturazione elettronica B2B è operativo dal 1° gennaio 2019 e riguardava già allora la maggior parte delle transazioni tra partite IVA italiane. Il vero salto è arrivato dopo: dal 2024 l’obbligo si applica a tutti i titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia, incluse categorie che prima godevano di esenzioni parziali, come i forfettari sopra certe soglie di ricavi.
Le regole tecniche non sono lasciate all’interpretazione. Il provvedimento del 24 novembre 2022 e le specifiche tecniche successive definiscono formato, struttura del file XML, tipi documento ammessi e modalità di trasmissione. Ogni azienda che emette o riceve fatture B2B dovrebbe conoscere almeno le linee generali di questo provvedimento, perché è il riferimento che l’Agenzia delle Entrate cita in ogni contestazione formale.
Non tutto è obbligo assoluto. Esistono casi in cui la fattura elettronica resta facoltativa o segue regole diverse:
- Operazioni con controparti estere prive di stabile organizzazione in Italia, dove si usano tipi documento specifici (ne parliamo più avanti).
- Alcune operazioni escluse per regime speciale, che vanno verificate caso per caso sulla guida ufficiale.
- Determinati rapporti con la pubblica amministrazione, che seguono un canale distinto rispetto al B2B puro.
La fonte da controllare resta sempre una sola: la guida alla fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate, aggiornata periodicamente. Le guide di terze parti, comprese quelle scritte bene, vanno sempre incrociate con il testo ufficiale prima di prendere decisioni che riguardano la compliance fiscale.
Come fare fattura elettronica B2B: le opzioni pratiche per predisporla e inviarla
Predisporre una fattura elettronica non richiede necessariamente un software a pagamento. L’Agenzia delle Entrate offre strumenti gratuiti che coprono la maggior parte delle esigenze di chi emette pochi documenti al mese, e conoscerli aiuta anche chi poi decide di passare a un gestionale, perché sono il punto di partenza da cui confrontare ogni alternativa.
- Portale “Fatture e Corrispettivi”: permette di compilare e trasmettere fatture direttamente online, senza installare nulla, ideale per chi emette pochi documenti.
- Software desktop dell’Agenzia: un programma scaricabile per PC che genera il file XML anche offline, utile per chi preferisce lavorare senza connessione costante.
- App FatturAE: pensata per chi emette fatture in mobilità, con la stessa logica del portale ma su smartphone o tablet.
- Canale telematico SFTP o Web Service: riservato a chi gestisce volumi elevati, perché permette l’invio massivo e automatizzato di più fatture insieme, tipicamente tramite intermediari o software gestionali.
- Invio via PEC: possibile per volumi contenuti, indirizzato alla casella dedicata dello SdI.
La scelta giusta dipende da tre fattori concreti: quante fatture emetti al mese, se hai bisogno di integrare i dati con magazzino e contabilità, e quanto tempo puoi dedicare a controlli manuali. Chi emette dieci fatture al mese può cavarsela benissimo con il portale gratuito. Chi ne emette centinaia, con clienti diversi e aliquote miste, rischia di perdere ore a correggere errori manuali che un gestionale intercetta prima dell’invio.
Cosa deve contenere una fattura elettronica: campi obbligatori e tipi documento
Il file XML non è un semplice contenitore di dati commerciali: ha una struttura rigida, e ogni campo mancante o errato può causare lo scarto da parte del Sistema di Interscambio. Tra i dati obbligatori più critici:
- IdFiscaleIVA del cedente e del cessionario, cioè i codici fiscali o le partite IVA di chi emette e chi riceve.
- CodiceDestinatario o PEC, il canale di recapito che identifica dove far arrivare il documento.
- Importi, aliquote IVA o codici natura per le operazioni esenti, non imponibili o fuori campo.
- Data e numero fattura, progressivi e coerenti con il registro delle vendite.
Il tipo documento, indicato dal codice TDxx, definisce la natura dell’operazione. Il TD01 è la fattura ordinaria, usata nella grande maggioranza dei casi B2B. Il TD06 e il TD07 riguardano parcelle e note di debito per professionisti con cassa previdenziale. I codici TD17 e TD18 servono per l’autofatturazione e l’integrazione di fatture da fornitori estranei all’obbligo SdI, come i fornitori extra UE o UE senza stabile organizzazione. TD24 e TD25 coprono le fatture differite, quelle emesse entro il giorno 15 del mese successivo alla consegna, tipiche di chi lavora con più consegne verso lo stesso cliente nello stesso periodo.
Chi applica ritenute d’acconto o contributi a cassa previdenziale deve popolare campi specifici nell’XML: un errore qui non blocca sempre l’invio, ma genera contestazioni successive con il cliente, spesso più fastidiose di uno scarto immediato dello SdI.
Codice destinatario o PEC: come funziona la ricezione delle fatture
Il codice destinatario e la PEC non sono la stessa cosa, anche se spesso vengono confusi. Il primo è un codice alfanumerico di sette caratteri che identifica un canale di recapito diretto, spesso collegato a un software gestionale o a un intermediario. La PEC, invece, è un indirizzo di posta certificata: quando si usa questo canale, il campo CodiceDestinatario nell’XML va compilato con il valore convenzionale “0000000”.
Il valore “0000000” indica allo SdI che la fattura deve essere consegnata via PEC oppure, se il fornitore non conosce alcun canale specifico del cliente, resa disponibile nel cassetto fiscale di quest’ultimo. È la soluzione di ripiego più comune, ma non la più efficiente: chi la usa spesso non si accorge subito di aver ricevuto una fattura, perché deve controllare manualmente il cassetto fiscale.
Per evitare questo problema, l’Agenzia delle Entrate permette di preregistrare il proprio indirizzo telematico nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”. Una volta registrato, tutte le fatture destinate alla tua partita IVA arrivano automaticamente al canale scelto, ignorando quello indicato dal fornitore.
- Verifica periodicamente il cassetto fiscale se non hai registrato un indirizzo telematico.
- Mantieni aggiornata la rubrica dei codici destinatario dei clienti abituali.
- Controlla che ogni nuovo cliente comunichi il proprio codice corretto prima della prima fattura.
Un consiglio: se lavori con fornitori o clienti ricorrenti, registra l’indirizzo telematico una volta e non pensarci più: è il modo più semplice per eliminare gli scarti dovuti a codici destinatario sbagliati o mai comunicati.
Ciclo attivo e ciclo passivo: perché integrarli conviene davvero
Gestire la fatturazione B2B come due mondi separati, uno per le fatture emesse e uno per quelle ricevute, funziona solo finché i volumi restano bassi. Con la crescita, la separazione tra ciclo attivo e ciclo passivo diventa il primo punto in cui si accumulano errori e ritardi: dati di magazzino non aggiornati, pagamenti non riconciliati, fatture ricevute che restano nel cassetto fiscale per settimane senza che nessuno le veda.
L’integrazione tra i due cicli porta tre vantaggi concreti:
- Riconciliazione automatica tra fatture ricevute, ordini d’acquisto e movimenti di magazzino, senza doppio inserimento manuale.
- Monitoraggio delle scadenze di pagamento su un’unica dashboard, invece di rincorrere PEC e cassetto fiscale separatamente.
- Riduzione degli errori di trascrizione, perché i dati anagrafici (partita IVA, codice destinatario, condizioni di pagamento) vengono importati una sola volta e riutilizzati.
Gli strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate restano perfettamente adeguati per chi emette poche fatture al mese e non gestisce magazzino. Il discrimine pratico è chiaro: quando i volumi crescono e si aggiunge la gestione di più depositi, il tempo risparmiato con un gestionale integrato supera rapidamente il costo dell’abbonamento. Un negozio multi-store che riceve cinquanta fatture fornitore al mese, ad esempio, guadagna ore intere se quelle fatture aggiornano automaticamente le giacenze invece di richiedere un inserimento manuale voce per voce. Piattaforme come SoftShop nascono proprio per collegare l’emissione e la ricezione delle fatture al magazzino, evitando che i due flussi restino scollegati.
Gestire ciclo attivo e passivo su sistemi separati resta comunque inefficiente anche a bassi volumi, perché costringe a controllare manualmente due archivi diversi per capire lo stato reale della liquidità aziendale.
Errori frequenti e fatture scartate dal SdI: come correggerle
Lo scarto è la risposta del Sistema di Interscambio a un file XML che non rispetta le specifiche tecniche o contiene dati incoerenti. Non è una sanzione, ma un rifiuto tecnico: la fattura non risulta emessa fino a correzione e nuovo invio.
Gli errori più comuni riguardano tre punti precisi:
- CodiceDestinatario non valido o inesistente, spesso per un errore di trascrizione o un codice comunicato dal cliente in modo scorretto.
- IdFiscaleIVA errata, quando partita IVA e codice fiscale non corrispondono ai dati registrati in Anagrafe Tributaria.
- Tag XML mancanti o malformati, tipico di chi compila manualmente il file senza un software che validi la struttura prima dell’invio.
Quando una fattura viene scartata, la procedura è sempre la stessa: correggere il dato errato nel documento originale, generare un nuovo file XML con lo stesso numero di fattura (la numerazione non cambia, cambia solo il contenuto corretto) e ritrasmetterlo entro cinque giorni dalla notifica di scarto, il termine che l’Agenzia considera per evitare sanzioni da tardiva emissione.
Le pratiche più efficaci per prevenire gli scarti riguardano l’organizzazione a monte: mantenere le anagrafiche clienti sempre aggiornate, validare l’XML prima dell’invio con un controllo automatico, e fare un test di invio quando si cambia software o intermediario.
Un consiglio: prima di passare a un nuovo gestionale, fai sempre un invio di prova con una fattura reale a basso importo. Scoprire un problema di configurazione su una fattura da dieci euro costa molto meno che scoprirlo su una da diecimila.
Cosa cambia davvero per chi ha magazzino e volumi ricorrenti
La priorità operativa non è uguale per tutti. Se hai molti fornitori e pochi clienti, il primo investimento sensato è automatizzare la ricezione: registrare l’indirizzo telematico, integrare le fatture passive con il magazzino, e far scattare automaticamente il carico delle giacenze quando arriva un documento. Se invece emetti molte fatture verso clienti diversi, la priorità si sposta sull’automazione del ciclo attivo, con particolare attenzione ai codici destinatario e ai tipi documento corretti per ogni casistica.
Prima di migrare a un gestionale integrato, verifica sempre tre cose: la qualità delle anagrafiche esistenti (partite IVA, codici destinatario, condizioni di pagamento), la possibilità di importare lo storico fatture senza perdita di dati, e un periodo di test degli invii allo SdI in parallelo al sistema che stai usando. Vale anche la pena rivedere periodicamente le deleghe fiscali attive verso il proprio consulente, perché un gestionale che invia direttamente allo SdI può rendere superflue alcune deleghe che oggi passano ancora tramite intermediario.
— Stefano
Come iniziare con SoftShop per la fatturazione elettronica B2B
Chi arriva da mesi di PEC, cassetto fiscale e fogli Excel scollegati tra loro conosce bene il problema: ogni fattura ricevuta va controllata a mano, ogni fattura emessa va verificata prima dell’invio, e il magazzino non si aggiorna da solo. Esistono piattaforme che uniscono fatturazione elettronica, gestione ordini e controllo delle giacenze in un’unica soluzione, disponibili sia in cloud che su Windows, Mac e Linux.
Con alcuni software gestionali è possibile generare e trasmettere fatture XML conformi alle specifiche dello SdI, gestire codici destinatario e PEC dei clienti in un’unica rubrica, e collegare automaticamente ogni fattura fornitore al carico di magazzino corrispondente. Il tutto senza reinserire manualmente gli stessi dati due volte tra contabilità e inventario, un problema comune a chi usa ancora strumenti gestionali frammentati per attività diverse. Molti software gestionali offrono prove gratuite di 30 giorni senza obbligo di acquisto, un modo per verificare se l’integrazione tra fatturazione e magazzino riduca gli scarti e i tempi morti. Visita la pagina gestione ordini e vendite per vedere come funziona il flusso completo, dall’ordine alla fattura elettronica.
Fonti
Prima di prendere decisioni operative, incrocia sempre i dati con le fonti primarie:
- Guida alla fatturazione elettronica - Agenzia delle Entrate
- Come si invia una fattura elettronica al cliente - Agenzia delle Entrate
- Codice destinatario fattura elettronica 2026: guida + esempi - CentroFiscale
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