Tecniche di gestione dell’inventario con Excel

1 Febbraio 2020 Grossini federico

La gestione dell’inventario con Excel deve essere la principale operativa di qualsiasi attività commerciale. 

Se hai appena iniziato con un piccolo numero di prodotti senza molte varianti, Microsoft Excel è un ottimo strumento per i principianti per creare un modello di elenco di inventario.

Tuttavia, l’utilizzo efficiente di Excel per la gestione dell’inventario online richiede tempo e l’impostazione accurata del modello iniziale è cruciale. 

In questo post, ti diamo suggerimenti su come costruire e utilizzare un foglio di calcolo Excel per la gestione di base dell’inventario.

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Utilizzo di Excel come soluzione di gestione.

Se stai cercando un modo economico per gestire il tuo inventario, Excel potrebbe essere una buona soluzione. 

È un programma che molti di noi conoscono già, sia per la contabilità che per i fogli elettronici, ed è un’opzione alternativa per applicazioni come la gestione dell’inventario.

Con strumenti, funzionalità e formule integrate per rendere i fogli di calcolo più dinamici e interattivi, Excel è anche in grado di gestire la gestione di base dell’inventario per le piccole imprese. 

Sebbene non sia l’ideale per un inventario di medie o grandi dimensioni, Excel è conveniente o, se lo si utilizza in OneDrive, anche gratuitamente.

Come tutto ciò che è gratuito o economico, Excel non è una perfetta gestione dell’inventario, ma ha molte funzionalità preziose. Sebbene sia facile commettere errori in Excel , è pienamente in grado di gestire un inventario di start-up.

modello di elenco excel di inventario

Impostazione del modello dell’elenco di inventario di Excel

Un modello di base per l’inventario di Excel dovrebbe includere il numero del prodotto, il nome del prodotto, la descrizione dell’articolo, il prezzo dell’articolo, il costo o il valore dell’articolo, lo stock articolo, la quantità da riordinare e, se si desidera aggiornare la quantità o il valore delle vendite, la quantità venduta. 

Anche il tempo di riordino, indipendentemente dal fatto che il prodotto sia stato sospeso, il valore totale dell’inventario e altre funzioni sono molto utili, ma più colonne hai, più è difficile tenere il passo con tutto.

Se desideri approfondire le tecniche cruciali di gestione dell’inventario e come applicarle alla tua attività, scarica il nostro eBook gratuito: Gestione dell’inventario: tutto ciò che devi sapere .

È quindi possibile utilizzare le formule di Excel per calcolare automaticamente le informazioni per le vendite totali, il profitto totale e organizzare l’inventario in base ai prodotti che vendono di più utilizzando alcune semplici formule. 

Puoi modificare il modello gratuito di base di Microsoft in base alle tue esigenze, acquistare un modello o crearne uno tuo.

Le formule possono aumentare il valore del foglio di calcolo di Excel riducendo il mal di testa e lo stress legati al calcolo dei numeri. Anche se all’inizio possono sembrare un po ‘complessi, non preoccuparti; molti di loro sono facili da capire.

SOMMA

La funzione SOMMA può essere utilizzata per aggiungere qualsiasi cifra inserita in due o più celle.

 Ad esempio, è possibile creare una quantità di vendita corrente utilizzando la funzione SOMMA per aggiornare automaticamente le entrate ottenute facendo i calcoli in base ai calcoli inseriti per riga. Ciò elimina la necessità di passare ogni riga con una calcolatrice ogni notte.

Una formula SUM è scritta come = Cell * Cell . Questo può anche risolvere = [@ [Nome della colonna]] * [@ [Nome della colonna]] per moltiplicare semplicemente due celle in una riga. 

Questo è molto utile per creare totali di valore automatici per i prodotti nel tuo inventario. Tieni presente, tuttavia, che se hai 300 righe, dovrai aggiungerlo a ciascuna.

Ad esempio, se i tuoi prodotti valgono $ 27 ciascuno e il tuo numero di magazzino è 65, la funzione SOMMA aggiorna automaticamente la sezione “Valore inventario” a $ 1,755 (65 x $ 27).

Inventario Excel: funzione somma

ORDINARE

Ordina consente di ordinare il tuo inventario in base alla dimensione numerica o al colore, in modo da poter vedere i prodotti in base alle vendite, alla redditività o allo stock rimanente per passare rapidamente e facilmente attraverso i prodotti. 

Non sorprende che la funzione di ordinamento sarà errata se uno qualsiasi dei tuoi dati viene inserito in modo errato.

Se si utilizza una formula di sottrazione (= B1-B2) quando si inserisce il numero di articoli venduti, verrà automaticamente detratto quel numero dal numero di magazzino corrente, che è quindi possibile utilizzare per ordinare in base allo stock, in modo da poter vedere quale articoli di cui hai il minimo. 

Questo aggira anche convenientemente i problemi che circondano la mancata ordinazione dei prodotti perché non sai quali quelli devi ordinare.

Inventario Excel: funzione di ordinamento

RANGO

Classifica consente di classificare gli articoli in base alla quantità di vendita, alla quantità di inventario o al numero di prodotti ricevuti. Poiché ha più senso classificare gli articoli di alta vendita che devi rifornire in alto, puoi usarlo per organizzare il tuo inventario in base a entrambe le specifiche.

Il rango differisce da Ordina perché Ordina organizza i dati in ordine quando dici a Excel di farlo facendo clic su “Ordina”, mentre il grado lo fa automaticamente. 

È interessante notare che non regola automaticamente l’ordine, quindi il tuo numero 1 potrebbe essere ancora al centro della pagina. La formula del rango deve essere scritta in questo modo: = Rango (cella, cella: cella) , in cui le celle menzionate includono tutte le celle che desideri classificare.

Inventario Excel: funzione di classificazione

Ora che hai acquisito familiarità con le formule, ecco alcuni suggerimenti su come gestire il tuo foglio di calcolo Excel per assicurarti di monitorare con precisione il movimento dell’inventario:

1. Evitare gli errori con l’inventario di Excel

Molti professionisti evitano di utilizzare Excel per la gestione dell’inventario per il semplice motivo che gli umani sono soggetti a errori. Anche trovare errori su fogli di numeri e dati concreti è difficile se non sai esattamente cosa stai cercando.

L’unico modo per evitarlo è creare una best practice di self auditing e revisione giornaliera per ridurre al minimo gli errori.

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2. Aggiorna immediatamente

Assicurati che chiunque gestisca gli ordini aggiorni immediatamente il documento Excel per evitare problemi.

Excel non è una soluzione di gestione dell’inventario in tempo reale, quindi non sarai mai in grado di vedere il valore reale dell’inventario in quel momento, ma è importante assicurarsi che sia aggiornato il più spesso possibile per aggirare problemi come l’eccesso di vendite di un prodotto che non può arretrare.

3. Usa il cloud

I documenti Excel offline tradizionali sono fortemente limitati perché solo una persona può utilizzare il foglio alla volta. 

L’uso di Excel in the Cloud (OneDrive) o l’alternativa di Google ti consente di invitare più persone al foglio e modificarlo in una sola volta per migliorare l’autocontrollo, inserire dati da più fonti e accelerare i processi. Viene inoltre fornito il vantaggio aggiuntivo di backup automatici e sincronizzazione su tutti i dispositivi in ​​modo da poterlo modificare su un iPad o sul computer di casa.

Excel Inventory Management Cloud

4. Prenditi il ​​tempo necessario per consolidare i dati

Prendersi il tempo per consolidare i dati mensilmente ti consente di creare grafici che descrivono quanto hai venduto in ciascun periodo. Dovresti farlo mensilmente e trimestralmente, prestando particolare attenzione alle vacanze e alle occasioni.

Uno dei maggiori problemi che molte persone hanno con Excel non è in grado di analizzare facilmente i tuoi dati storici, ma risolvere il problema richiede il tempo per aggiungere i dati di tutto il mese in una tabella pivot di facile lettura.

Richiede tempo, ma consente di tenere traccia delle vendite in base al periodo e durante le diverse stagioni, per una migliore ottimizzazione delle scorte in futuro.

Ecco come creare una tabella pivot in Excel:

  1. Fai clic su “Inserisci”, scegli “Tabelle”, seleziona “Tabella pivot”. (fare clic sulla freccia sotto la tabella pivot per creare un grafico.
  2. Seleziona l’intervallo di tabelle (IE 1A-21G) nella finestra di dialogo Crea tabella pivot che viene visualizzata.
  3. Scegli la posizione della nuova tabella pivot (nuovo foglio di lavoro o esistente).
  4. Fai clic su “OK”.
  5. Personalizza la tua tabella pivot secondo necessità.

5. Rivedi i tuoi dati

Excel può essere uno strumento prezioso per il monitoraggio dell’inventario, ma spetta a te assicurarti di monitorare e calcolare tutto il necessario. Per esempio:

  • se stai monitorando i tempi di riordino, hai incluso i tempi di consegna (tempo dal produttore al magazzino ) nei tuoi calcoli?
  • Stai calcolando i profitti in base alle vendite o in base al tuo profitto effettivo per articolo?
  • Stai utilizzando il tuo inventario per calcolare immediatamente l’imposta sulle vendite?
  • Il valore totale dell’inventario è basato sulla rivendita o sul valore di acquisto?

Esaminare le cifre utilizzate nei calcoli per assicurarsi che siano corrette può farti risparmiare errori costosi e dispendiosi in futuro.

6. Audit e revisione

Excel si affida alle persone per inserire dati a meno che tu non abbia uno scanner di codici a barre collegato al tuo sistema e anche in questo caso non tutto è automatizzato. 

Ciò comporterà un errore umano, che può eliminare tutta la tua domanda e offerta quando riordini troppo o non abbastanza, o sottovaluti o sopravvaluti i profitti.

Una politica di tenere traccia di tutto sulla carta e nel documento Excel consente di ripassare l’inventario alla fine di ogni giornata per correggere eventuali errori.

modello elenco inventario tradegecko

7. Sapere quando eseguire l’aggiornamento

Excel semplicemente non funziona con volumi di inventario medio-grandi perché centinaia di colonne sono troppo complesse, richiedono tempo e sono difficili da tenere traccia e aggiornate. 

Un sistema di gestione dell’inventario dedicato ti aiuta in tutto, dall’ottimizzazione dell’inventario per migliori vendite e ritorno sugli investimenti.

Più vendite stai realizzando, più aumenta la necessità di una gestione efficace delle scorte.

L’utilizzo di Excel ti consentirà inizialmente di ridurre i costi, ma alla fine sarà necessario un sistema di gestione dell’inventario dedicato nel lungo periodo.

Come organizzare gli scaffali e la movimentazione?

30 Gennaio 2020 Grossini federico
Stoccaggio, come organizzare gli scaffali e molti altri punti fondamentali sono i muscoli del tuo magazzino. Come fare per ottimizzarli?

Parliamo spesso di strategie e tecnologie per trasformare la logistica in una fonte di guadagno per l’azienda.

Non dobbiamo però dimenticare un pilastro fondamentale, quelli che possiamo considerare i veri e propri “muscoli del magazzino”. Il tuo comparto logistico è fatto di spazi fisici, e conoscerli alla perfezione è il primo step per progettare una logistica su misura. Dagli scaffali del magazzino ai sistemi di movimentazione, la scelta delle strutture è fondamentale per costruire una logistica efficiente e ottimizzata per le tue necessità.

Come scegliere gli scaffali più adatti al tuo magazzino?

La scelta delle strutture metalliche su cui vengono depositate le unità di carico, come pallet o contenitori, deve essere funzionale alle esigenze specifiche di ciascun magazzino. Dipende ad esempio dalla superficie di stoccaggio che hai a disposizione, dal tipo di unità di carico e dall’indice di rotazione dei prodotti.

Se ti servono scaffali versatili, che si adattano allo stoccaggio di merci con diverso peso, le scaffalature porta pallet sono ideali.

L’accesso alla merce è diretto e il “picking” può avvenire manualmente oppure tramite carrelli.

Le scaffalature per stoccaggio ad accumulo prevedono la creazione di corridoi per facilitare il passaggio dei carrelli. Ne esistono due varianti, entrambe adatte allo stoccaggio di materiali omogenei a bassa o media rotazione:

  1. scaffalature drive-in, dove il carrello accede solo da un lato;
  2. scaffalature drive-through, se il carrello accede da entrambi i lati.

Un tipo di scaffale particolare è il Cantilever, adatto per stoccare articoli lunghi e voluminosi. Vi si può accedere con carrelli, gru o carroponte.

La soluzione ideale indici di rotazioni elevati

Se la rotazione delle merci nel tuo magazzino è elevata, ad esempio se tratti merci deperibili, prodotti alimentari o minuteria, la scelta migliore sono certamente le scaffalature dinamiche. Vanno disposte a isola per facilitare deposito e prelievo, e montate con una leggera inclinazione. In questo modo, la merce depositata scivola lungo le rulliere fino al punto di prelievo: si tratta del cosiddetto metodo FIFO, che trattiamo approfonditamente in questo articolo.

La variante opposta sono le scaffalature push-back in contro-pendenza, dove si depositano e prelevano le merci dallo stesso punto.

Sistemi di movimentazione: manuali o automatizzati?

Esistono diversi sistemi di trasporto all’interno del magazzino, e anche in questo caso va fatta la scelta più funzionale alla tipologia di merce da spostare. Lo strumento più utilizzato, e prettamente manuale, è il muletto: un mezzo versatile, con costi contenuti, adatto anche a manovre veloci. Richiede un minimo di attenzione sulla larghezza delle corsie, dato che ha uno spazio di manovra di 3-3,5 metri.

Le strutture di movimentazione sono molte, dal trasporto a nastro (o rulli) per contenitori piccoli al trasporto a catena per i pallet. Includono componenti come piattaforme, smistatori, navette e tantissime altre funzionalità, fino ai robot dotati di scanner, laser e quant’altro.

La scelta dei sistemi di movimentazione e degli scaffali per il magazzino dipende anche dalle dimensioni del reparto logistico e dalle capacità di investimento.

Qualsiasi sia il caso, la nostra esperienza ci dice che un progetto su misura, che sia grande o piccolo, può portare enormi benefici al tuo magazzino. L’importante è definire una strategia e ricordarsi che possiamo sempre migliorare e far crescere il nostro business.

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Pulizia del Magazzino: perché è importante per il sistema logistico?

30 Gennaio 2020 Grossini federico

Come fare ad evitare di cadere in un errore comune cercando di ottimizzare al meglio il tuo sistema logistico?

Quando si opera nell’ ambito della logistica, è fondamentale, attivare il giusto atteggiamento mentale.

Per farlo devi partire dalle piccole cose, e una di queste è senza dubbio la pulizia del magazzino. Ti sembra banale? In realtà non lo è affatto: perché i magazzini, a causa dell’intenso traffico di persone e merci, raccolgono spesso grandi residui e sporchi ostinati.

Se non applichi un sistema di pulizia sistematico, o non educhi i dipendenti a seguirlo, potresti trovarti ben presto in mezzo al caos.

Al contrario, se darai importanza alla pulizia e all’ordine del tuo magazzino, avrai il luogo perfetto per gestire un sistema logistico capace di supportare un aumento di competitività e di guadagni.

Un magazzino pulito per risultati ottimali!

Se hai fatto la leva, ricorderai il mantra del mondo militare: disciplina, ordine e pulizia.

Se ci pensi, non è poi tanto diverso dal motto degli chef nelle cucine dei ristoranti. La regola fondamentale è sempre la stessa, tutto deve brillare ed essere in ordine.

Cos’hanno in comune due mondi così diversi? È molto semplice: sono ambienti dove c’è un alto livello di competitività e dove ogni azione deve essere svolta alla perfezione.

Queste due regole devono valere anche in un sistema logistico che vuole essere all’ avanguardia e di qualità elevata.

A causa dell’elevata movimentazione e della presenza di mezzi pesanti, i magazzini sono ambienti in cui la formazione di sporco è certamente favorita: polvere, residui di pellicole, resti di pallet o, nei magazzini più disordinati, interi ammassi di materiale. Questo è un grosso problema in due sensi:

  • La logistica risulta intralciata, perché muoversi fra la sporcizia e i materiali non smistati è più difficoltoso, e si perde tempo;
  • Lavorare in un magazzino sporco può essere un grave problema di sicurezza per gli operatori, pensiamo ad esempio a pavimenti unti di olio o grasso.

Assicurare la pulizia del tuo magazzino

Abbiamo visto che il miglior programma per gestire il magazzino è applicare una strategia efficace per il tuo business. Non c’è dubbio che in questa strategia debba rientrare anche un programma di pulizie ben definito. Naturalmente, un approccio superficiale fa più danni che altro, come nel modo di dire “nascondere la polvere sotto il pavimento”: una spazzata a terra o una pulita agli scaffali di tanto in tanto non sono certo sufficienti a garantire un sistema efficace.

Per garantire una logistica efficace in qualsiasi momento, è necessario guardare con approccio manageriale anche alla questione delle pulizie.

I detergenti specifici in commercio sono molti e facilmente rintracciabili, ma come avrai capito la vera questione è un’altra: bisogna attivare il giusto atteggiamento mentale negli operatori e nei responsabili affinché un’attività regolare di pulizia venga inserita nel programma di gestione del magazzino. In questo modo, uno dei luoghi di lavoro più importanti della tua azienda sarà sempre splendente e potrai trarre davvero il massimo in termini di competitività e risultati.

5 idee utili per il tuo magazzino

21 Gennaio 2020 Grossini federico

Ecco per te 5 idee utili per la gestione del tuo magazzino.

Quando si tratta di gestire un magazzino di successo, ci sono in gioco dei fattori molto importanti: leadership e un costante miglioramento

L’introduzione di un buon responsabile del magazzino che sia in grado di comprendere sia le attuali procedure operative, le tendenze tecnologiche future, consente all’azienda di stare al passo con le esigenze attuali, tenendo d’occhio i cambiamenti che potrebbero aiutare a snellire ulteriormente i processi. Questa visione d’insieme può fare la differenza tra un’azienda che semplicemente sopravvive a breve termine o un’azienda che prospera nel lungo termine. 

L’implementazione di questo piano operativo può apparire come una serie di cose a seconda delle dimensioni, della posizione e delle risorse del tuo business unico. Ma, indipendentemente da ciò che fa la tua attività, l’unica cosa che dovresti avere in comune con i tuoi concorrenti di successo è avere un responsabile del magazzino che ha una profonda conoscenza di formazione, programmazione, misure di sicurezza e tecnologie future, tutto ciò quando considerato scrupolosamente, ti dà un ritorno più rapido sul tuo investimento.

Per gestire e migliorare le operazioni del magazzino, segui queste 5 idee pratiche:

  1. Investi su un responsabile del magazzino competente ed esperto
  2. Assicurati che tutti siano chiari sui tuoi numeri attuali e sugli obiettivi futuri
  3. Per operazioni di magazzino ottimizzate, pensare in verticale
  4. Aggiornati con i tuoi dipendenti
  5. Investi in tecnologie che supportino la crescita della tua attività

Ecco alcuni suggerimenti su come è possibile gestire e migliorare le procedure operative del proprio magazzino:

1. Investire su un responsabile del magazzino competente ed esperto

Questo può significare molte cose, a seconda delle esigenze della tua attività. Forse questa persona ha cinque anni di esperienza nella gestione dei magazzini, o forse ne ha di più. Ma l’unica cosa deve avere è la competenza specializzata nelle attrezzature e nelle procedure che rendono efficiente il tuo magazzino. Questa persona deve conoscere i dettagli dello spazio, ogni strumento, i punti di forza di ogni lavoratore che si assume ecc. Naturalmente, se (e quando, in molti casi) qualcosa va storto, sanno come risolvere il problema subendo il minor danno possibile.

Detto questo, il suddetto è semplicemente la metà di ciò che costituisce un grande responsabile del magazzino. L’altra metà ha a che fare con la conoscenza e l’istinto di questa persona, questo aiuterà la tua azienda a funzionare in modo più efficace in futuro. 

Sapere quali tecnologie sono progettate per dare alla tua azienda un “ROI” più rapido, diciamo tra tre anni, in modo da poter iniziare a pianificare subito l’investimento. 

Nota che potrebbero essere necessari alcuni tentativi ed errori per trovare un responsabile del magazzino di questo calibro, ma il duro lavoro alla fine darà alla tua azienda il potere sotto forma di stabilità.

2. Assicurati che tutti siano chiari sui tuoi numeri attuali e sugli obiettivi futuri

Questo non inizia solo da te e non si ferma al tuo responsabile del magazzino; ogni dipendente, dall’amministratore delegato ai lavoratori sul piano, devono capire cosa deve fare la tua azienda per avere successo. 

Metti in mostra il tuo output di fabbrica giornaliero, mensile e persino annuale affinché l’intero team possa vederlo . Questo piccolo gesto fa molto bene a tutti i soggetti coinvolti: dà maggiore chiarezza sulle esigenze dei clienti e fornitori e dà ai lavoratori, che di solito non fanno parte della strategia, un senso più acuto di ciò che devono offrire in termini di velocità e presenza.

D’altra parte, è anche la chiave per dare ai tuoi dipendenti, in particolare al team di gestione del tuo magazzino, un’idea di come prevedi che la tua azienda cresca nel futuro. Anche se non hanno un ruolo nella pianificazione, questa conoscenza servirà: 1) a prepararli ai cambiamenti in modo che non vengano colti alla sprovvista e 2) dare loro la possibilità di collaborare. Questi lavoratori potrebbero avere precedenti esperienze o conoscenze privilegiate che potrebbero non essere così evidenti in superficie.

3. Per operazioni di magazzino ottimizzate, pensare in verticale

Se questo è il tuo primo progresso nel mondo dei magazzini, allora potresti essere sconcertato su come sfruttare al meglio il tuo spazio . In generale, lo standard del settore è quello di organizzare l’inventario dal basso verso l’alto . Questa procedura offre più spazio, ma crea anche percorsi più organici per il movimento o il posizionamento temporaneo dei macchinari e può avere un impatto positivo sull’accuratezza e la produttività della tua attività.

4. Aggiornati con i tuoi dipendenti

Ancora una volta, questo significa che  tutti i  tuoi lavoratori devono sapere che non c’è nulla che uccide il morale più velocemente di un dipartimento manageriale apparentemente “fantasma”, quindi fai sempre del tuo meglio per assicurarti che tu e il tuo responsabile del magazzino  soddisfiate le esigenze dei vostri dipendenti.

5. Investi in tecnologie che supportino la crescita della tua attività

Vuoi che la tua attività si “tenga occupata” a breve termine o fiorisca nel lungo termine? Se stai pianificando di trasmettere i frutti delle tue fatiche imprenditoriali alle generazioni future, è fondamentale che tu combatta per mantenere la coerenza oggi, tenendo d’occhio le tecnologie più all’avanguardia di domani.

Rendi il tuo responsabile del magazzino pienamente consapevole dei tuoi obiettivi in ​​modo che si possano preparare al meglio per potenziali della tua attività. Questi investimenti potrebbero sembrare poco adeguati adesso, ma se sono ben pianificati, tu e i tuoi dipendenti sarete dotati di sicurezza, crescita e successo duraturi che vi permetteranno di innovarsi bene nel futuro. Grazie alla nostra esperienza possiamo offrire un prodotto di qualità per la gestione del tuo magazzino.

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