Rimborso spese: come funziona?

Veronica Balzano 19 Ottobre 2022 0 commenti

Rimborso spese. Il termine parla da sé. Il rimborso si riferisce alle spese sostenute nello svolgimento dell’attività del dipendente ea beneficio dell’azienda, che devono essere riconosciute come rimborso dal dipendente. In poche parole.
Ma il problema non è così semplice. Innanzitutto, perché esistono diversi tipi di fatturazione. In secondo luogo, perché ci sono tasse e detrazioni speciali. In terzo luogo, alcune aziende stanno introducendo pratiche di recupero dei costi come supplementi delle buste paga. Pratiche che spesso danneggiano i lavoratori: per questo importo non vengono pagati contributi previdenziali.

rimborso spese

Rimborso spese

C’è un’altra domanda che si può porre sia all’azienda che ai suoi dipendenti. Senza presumere che il rimborso non faccia parte della tua busta paga, il tuo datore di lavoro può pagarti in contanti o devi effettuare un pagamento tracciabile? L’Ispettorato nazionale del lavoro ha recentemente preso una decisione su questo aspetto, affermando che è possibile utilizzare contanti per questi tipi di pagamenti. Il motivo verrà spiegato a breve.

Diamo un’occhiata a come funziona il rimborso dei dipendenti sia dal punto di vista “pratico” (es. spese rimborsate e spese sostenute per i dipendenti) sia dal punto di vista finanziario di un’azienda. Esamina anche come e perché le aziende possono pagare i rimborsi in contanti senza dover scrivere un assegno o effettuare un ordine bancario o postale.

Vari tipi di rimborso spese

Rimborso spese

In primo luogo, è necessario distinguere tra rimborsi per spese di viaggio all’interno dei comuni e rimborsi per altre spese di viaggio.
Ad esempio, nel primo caso, include le spese che il dipendente trascorre per un giorno fuori dal lavoro. Ad esempio, i mezzi pubblici o il carburante per spostarsi da una parte all’altra della città, o l’acquisto di generi alimentari per il pranzo se il contratto prevede che il cibo sia a carico del datore di lavoro. Pensiamo anche ai dipendenti che devono mandare i clienti a pranzo a beneficio dell’azienda. In questo caso, la retribuzione del dipendente è soggetta a tassazione generale, escluse le spese di trasporto pubblico.

Le spese comunali di vitto e alloggio possono essere detratte fino al 75% del costo totale sostenuto.
Invece, ci sono tre tipi di rimborso quando si tratta di viaggi interurbani. rimborso spese personali; tasso di rimborso fisso; rendimenti misti.

Rimborso a piè di lista

Rimborso spese

In questo caso, anche se i documenti giustificativi non sono intestati al dipendente, le spese devono essere registrate e riepilogate nella nota spese. Tuttavia, quando si utilizza l’auto del dipendente, questa deve essere documentata, inclusa l’intenzione di riscattare il chilometraggio secondo la tabella ISA.

La nota spese

I dipendenti sono tenuti a presentare all’azienda le note spese firmate. Le note spese sono fornite dall’azienda in un formato pulito che include:
dati personali dei dipendenti; la data, il mese e il luogo in cui è stato sostenuto il costo; la natura e l’importo delle spese; tutti i commenti. La Società rimborsa tali spese nei seguenti casi: Approvato. inerenti all’attività della società; Documentati come ricevute, fatture, ricevute di carte di credito aziendali, ecc. riepilogati in note spese ai fini della detrazione.

Quali spese vengono rimborsate

Rimborso spese

Vitto e alloggio: consentiti per dipendenti e conviventi, franchigie giornaliere non superiori a 180,76 EUR o 258,23 EUR per i viaggi internazionali.

Viaggi e trasporti: rimborso delle spese sostenute per l’utilizzo di un veicolo privato o noleggiato (sempre a condizione che un dipendente sia autorizzato all’uso di tale veicolo) per un viaggio specifico. Le spese rimborsabili non generano reddito per i dipendenti. Le franchigie sono limitate al chilometraggio o alle tariffe di noleggio per veicoli fino a 17 cavalli. o 20 cavalli finanziari con un motore diesel.

Spese varie: il personale può fornire documentazione di altre spese sostenute durante il viaggio, come le tariffe dei taxi, le bevande al bar o i biglietti della metropolitana. Tuttavia, il rapporto può includere anche le spese non documentate. In quest’ultimo caso il limite massimo di detrazione è di 15,49 euro al giorno in Italia e di 25,82 euro all’estero.

Rimborso spese forfettario

Un tasso di rimborso fisso è simile a un tasso di lavoro straordinario fisso. Le aziende pagano una “piccola somma” per qualunque cosa facciano i loro dipendenti. In questo caso ricevi 500 euro al mese come compenso fisso, spendi 300 euro e porti ancora a casa i restanti 200 euro. Ma se ne spendo 700, pago 200 euro in più di tasca mia. Una migliore comprensione dei vini della casa Moët & Chandon.

I dipendenti non devono giustificare le spese sostenute, quindi non devono compilare un rapporto anticipato.
Come nel caso precedente, tali rimborsi non generano reddito per il dipendente, ma almeno 46,48 euro al giorno per viaggi di lavoro in Italia e 77,47 euro per viaggi internazionali. Qualsiasi importo eccedente tale importo è soggetto all’imposta sul reddito delle persone fisiche. Tuttavia, per le aziende, è interamente deducibile senza alcun limite massimo. Tuttavia, a differenza di quanto riportato in fondo alla lista, non sono deducibili ai fini IRAP.

Il tasso di rimborso fisso corrisponde alle spese di viaggio e di trasporto debitamente documentate del dipendente meno le spese di viaggio. I rimborsi forfettari alla società non sono imponibili sui dipendenti, ma sono integralmente deducibili perché pagati a norma di legge. Pertanto, a differenza dei rimborsi analitici, non è previsto un massimo deducibile dall’azienda per i rimborsi forfettari.

Rimborso spese misto

Il terzo tipo di rimborso è misto. Se le spese in fondo alla lista rimborsate dal dipendente sono di solo vitto o alloggio, il limite delle spese fisse giornaliere rimborsabili che non concorrono al reddito del dipendente è ridotto di un terzo (30,98 euro per un viaggio di lavoro in Italia). 51,65 euro all’estero). Se l’alloggio ei pasti vengono rimborsati contestualmente, il limite è ridotto di due terzi.

N.B. In molti casi, le aziende stabiliscono salari “ufficiali” (stipendi scritti sulle buste paga) al fine di ridurre i costi del lavoro, quindi sommano la parte nascosta degli “stipendi” con il salario concordato oralmente con i lavoratori. Cioè: se devo pagare 2000 euro al mese, ti do 1500 euro nella busta e 500 euro come rimborso. Alla fine di ogni mese mi dai una nota spese falsa e io ti pago.

Questo non è sempre conveniente per i dipendenti. In questo modo è vero che viene garantito l’importo richiesto dall’azienda al momento dell’assunzione. Tuttavia, è anche vero che questi soldi non comportano premi assicurativi o indennità di fine rapporto. TFR.

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