Guida alla fatturazione elettronica

autore articolo Roberta Fabozzi data articolo 25 Maggio 2020 commenti articolo 0 commenti

Guida alla fatturazione elettronica: ecco tutto ciò che dovete sapere!

In vigore dal 2015, ormai la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti, consentendo ad ogni soggetto economico di procedere con la preparazione e la recezione di fatture esclusivamente tramite i supporti digitali.

Molte persone hanno ancora dubbi sul suo funzionamento, ecco perché abbiamo deciso di scrivere un articolo di approfondimento in materia, in modo da spiegare esaustivamente tutto ciò che c’è da sapere su come si preparano le fatture online.

Ma passiamo ora al vivo dell’articolo. Se anche voi state cercando di chiarirvi le idee, siete atterrati nel blog giusto; qui vi spiegheremo quante tipologie di fatturazione elettronica ci sono, cos’è veramente, come funziona. Insomma, lasciate che vi diamo il benvenuto alla nostra guida alla fatturazione elettronica

Le basi: nascita e sviluppo della fatturazione elettronica:

Tutto ebbe però inizio quando nel 2014 quando la fatturazione elettronica divenne obbligatoria per tutta la Pubblica Amministrazione, estendendosi via via alle società quotate in FTSE MIB della Borsa italiana, e tutti gli enti pubblici.

Qualcosa cambiò poi nel 2017 quando, il codice SDI relativo al Sistema d’Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate per i rapporti di inoltro/ ricezione delle fatture elettroniche, è stato aperto anche ai privati, seppur senza alcuna forma di obbligo.

 

Ed è così che arriviamo alla legge di bilancio del 2018, e il cerchio si chiude.

A chi si rivolge la fatturazione elettronica?

Questa piccola premessa all’interno della della nostra guida alla fatturazione elettronica in merito alle sue origini e sviluppo nel tempo, ci è servito per chiarire un primo punto:

Guida alla fatturazione elettronica

  • Pubblica Amministrazione (PA)
  • Privati (B2B)

Esistono delle differenze fra le due parti nel criterio che il sistema SDI applica in fase di lettura. Nel caso della PA, infatti, identifica ciascun ente tramite un Codice Univoco Ufficio composto da 6 caratteri.

Nel caso dei privati, i B2B possono o inoltrare la fattura tramite PEC, sempre in formato XML e tracciabile in SDI; la seconda opzione riguarda il Codice destinatario SDI, nel caso in cui il cliente lo possieda.

Ci sono, invece, ancora delle incertezze riguardo il rapporto fra privati, benché il soggetto che riceve la prestazione può richiedere una copia (anche cartacea, volendo) della fattura in PDF. In ogni caso, resta altamente probabile il sistema SDI identifichi le parti contraenti tramite codice fiscale.

A chi non si rivolge la fatturazione elettronica?

In seguito alla legge di bilancio del 2018, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria non solo con le transazioni commerciali fra la Pubblica Amministrazione e fornitori, ma anche fra privati. Nello specifico, a partire dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è ufficialmente obbligatoria anche fra professionisti e imprese private.

Questo significa che le fatture emesse in cartaceo non sono più accettate in termini di legge? Non proprio. Infatti esistono alcuni soggetti che possono utilizzare ancora il metodo cartaceo (almeno per il momento, in quanto non si esclude che presto anche per queste tipologie di soggetti diventerà obbligatorio).

Ecco di quali si tratta:

In base alla normativa vigente, i soggetti per cui non sussiste l’obbligo di fatturazione elettronica sono:

  • Soggetti che si avvalgono del regime forfettario
  • Soggetti che si avvalgono del regime dei minimi o di vantaggio
  • Transazioni fra soggetti non residenti sia facenti parte dell’UE che extra

Ad oggi, l’esclusione dall’obbligo di fatturazione elettronica, però, non coincide non l’eventualità di riceverne; questo significa che anche i soggetti sopraelencati devono sempre restare aggiornati in materia, nonché possedere la strumentazione e le competenze necessarie per riceverne.

Architettura del modello digitale

Concentriamoci adesso su un second punto: come deve essere strutturata una fatturazione elettronica?

In base alle direttive stabilite nell’allegato A del decreto n.55 approvato dal Ministro dell’economia e finanza del 3 aprile 2013, tutte le fatturazioni elettroniche devono essere strutturate secondo il modello standard XML.

Quali sono le voci del modello da riempire?

Ci sono informazioni basilari riguardo le parti contraenti e la causale del pagamento. Va apposta la firma in digitale e vanno inoltrate secondo il sistema d’interscambio proposto dall’Agenzia delle Entrate.

La compilazione avviene tramite un software apposito, e sussiste l’obbligo di inoltro tramite SDI. Il suo ruolo è sostanzialmente di ‘controllo qualità’, se così si può dire, in quanto è programmato che evidenziare eventuali errori di compilazione dei dati.

Una volta effettuate tutte le opportune verifiche, e assicuratosi che la fatturazione è stata compilata correttamente, il sistema dell’Agenzia delle Entrate provvede ad inoltrala al destinatario.

Quali sono i benefits della fatturazione elettronica?

Continuiamo con la nostra guida alla fatturazione elettronica analizzando i suoi vantaggi.

Se vi state chiedendo quali sono i benefits offerti dal passaggio alla fatturazione elettronica rispetto al cartaceo, la risposta è nella:

Riduzione dei costi

Non solo in termini economici, ma anche umani e ambientali, in quanto richiede meno compilazioni manuali, meno spreco di carta, meno il costo di distruzione della fattura cartacea, meno il costo dell’archiviazione dei documenti, meno il costo dello spazio utilizzato per l’archiviazione.

Oltre l’abbattimento di certi costi, con la fatturazione elettronica si guadagna in termini di:

Efficienza

Significa che si sveltisce il sistema di contabilità, se ne guadagna in ottica di ricezione delle fatture stesse, superato l’ostacolo di ritardi vari ed eventuali che potevano accompagnare il cartaceo.

Un altro vantaggio di non poco conto è l’eliminazione di contenzioni derivanti da possibili errori umani. Ovviamente, a tal proposito si fa riferimento ad errori di trascrizione/ interpretazioni, propri della scrittura manuale.

Abbiamo visto, infatti, come il sistema SDI sia in grado di verificare la correttezza dei documenti prima di procedere all’invio degli stessi.

Il passaggio al digitale risulta più scevro da errori nella misura in cui la compilazione segue modelli standard. E d’altra parte, questo sistema, possiamo dire che sia il risultato di una naturale integrazione alle modalità di pagamento online.

Conclusioni

Siamo arrivati alla fine della nostra guida nel mondo delle fatture elettroniche. Abbiamo cercato di fare un po’ di chiarezza, analizzando soprattutto quali vantaggi ha comportato il passaggio al digitale. Vi ricordiamo che il nostro software gestionale, Softshop, è progettato per supportare i moduli di fatturazione elettronica.

Ma adesso vogliamo conoscere le tue opinioni. Hai trovato utile il nostro articolo? Pensi che abbiamo dimenticato di aggiungere info importanti in materia?

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