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La conservazione buste paga (cedolini paga o prospetti paga) dei dipendenti non è obbligatoria per legge, ma può risultare estremamente utile alla tua azienda in alcuni casi. Ad esempio, in caso di ispezione da parte delle autorità, avere conservate le buste paga permette di consegnare i documenti in modo tempestivo. Inoltre, il lavoratore potrebbe contestare l’importo della retribuzione ricevuta o sostenere di non aver ricevuto affatto il versamento. In questo caso, la busta paga può valere come prova a favore dell’azienda.
Conservazione buste paga
Per quanto riguarda la durata della conservazione buste paga, questa varia a seconda dell’utilità per l’azienda e l’utilizzo che ne potrebbe fare il dipendente. Ad esempio, per l’ottenimento di mutui e prestiti di solito al dipendente vengono richieste le buste paga degli ultimi 2 anni. Tuttavia, è consigliabile mantenere l’archiviazione delle buste paga per almeno dieci anni dal termine del rapporto di lavoro, periodo in cui il dipendente può procedere ad eventuali contestazioni.
Puoi conservare le buste paga in due modi: in forma cartacea, nei faldoni in ufficio oppure in digitale, su appositi supporti multimediali. La conservazione digitale tramite software è sicuramente la soluzione migliore per reperire le buste paga in modo tempestivo in caso di bisogno.
È opportuno mantenere l’archiviazione delle buste paga per almeno dieci anni dal termine del rapporto di lavoro, periodo in cui il dipendente può procedere ad eventuali contestazioni.
In generale, la conservazione buste paga può aiutare a fornire prove in caso di necessità e a rispondere rapidamente alle richieste dei dipendenti o delle autorità.
Le buste paga (cedolini paga o prospetti paga) sono molto importanti sia per i dipendenti che per l’azienda. Per i dipendenti, la busta paga rappresenta una prova della retribuzione ricevuta e consente loro di verificare se il pagamento corrisponde a quanto spetta loro. Inoltre, la busta paga può essere utile in molti altri contesti non strettamente legati alla retribuzione e in un momento successivo alla consegna, anche a distanza di anni. Ad esempio, può essere richiesta come testimonianza della retribuzione ricevuta ai fini di affitto di un appartamento, concessione di mutuo o prestito, noleggio di un’auto a lungo termine.
In Italia, la legge prevede che la busta paga (anche prospetto paga o cedolino paga) sia consegnata al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione. Questo significa che il datore di lavoro è tenuto a fornire al lavoratore una copia del prospetto paga ogni volta che gli viene corrisposta la retribuzione.
In caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore, di omissioni o inesattezze nella busta paga, si applica al datore di lavoro una sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro. Questo significa che il datore di lavoro può essere sanzionato se non consegna la busta paga al lavoratore o se commette errori nella compilazione della stessa.
Prova della presa visione della busta paga è la firma posta dal lavoratore sulla copia del prospetto paga, che rimane al datore di lavoro. Questo significa che il lavoratore deve firmare una copia della busta paga per attestare di averla ricevuta e di averne preso visione.
Per quanto riguarda il calcolo del cedolino paga, normalmente si inizia dalla retribuzione lorda dovuta al lavoratore, che di solito corrisponde all’imponibile previdenziale o all’imponibile Inps. Su queste somme viene applicata l’aliquota di contribuzione a carico del lavoratore (ad esempio il 9,19% o il 9,45%, l’aliquota varia in base alla categoria di appartenenza) per calcolare i contributi da trattenere.
L’imponibile previdenziale, diminuito della contribuzione trattenuta, costituisce l’imponibile fiscale, su cui si calcola l’Irpef (l’imposta sul reddito delle persone fisiche) lorda.
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