Magazzino e gestione: Gestirlo costituisce una parte importantissima per ogni azienda ma viene spesso sottovalutata con gravi ripercussioni finanziarie per la propria attività.

I proprietari dell’azienda sono sempre in movimento. Non hanno mai tempo per fermarsi e lavorare in ufficio, quindi non è sorprendente che abbiano bisogno di qualcun altro per questo compito, qualcuno che possa stare tutto il giorno a smistare l’inventario per assicurarsi che nulla vada perso o danneggiato!
Il miglior manager di magazzino saprà quali prodotti vanno dove in qualsiasi momento accoppiato con una conoscenza intima la loro intera catena di approvvigionamento da materie prime fino alla consegna nei magazzini dei clienti.

Il magazzino è responsabile dello stoccaggio e dello spostamento delle merci all’interno dell’azienda. Lavorano con i fornitori per assicurarsi che i livelli di inventario siano sempre aggiornati, oltre ad assicurarsi che tutte le pratiche relative all’invio/ricezione delle spedizioni siano state completate correttamente secondo un programma stabilito o una data di scadenza fissata dalla direzione.

Spesso questa posizione supervisiona anche altri dipendenti come gli autisti che portano i prodotti nelle nostre strutture in modo da poterli elaborare prima di distribuirli fuori sede (sia localmente in negozi come Walmart.

Vi sono differenti aspetti da valutare con attenzione costantemente: l’esecuzione di lavori di manutenzione, la formazione del personale che sarà poi responsabile di : trasporto, ricezione, acquisti, controllo delle scorte, stoccaggio e distribuzione della merce.
La quantità di lavoro e di mansioni aumenta, ovviamente, con il progredire della struttura.

Ma quali sono i punti fondamentali da tenere in considerazione?

• Documenti di gestione
• Magazzinieri e personale addetto
• Sicurezza del locale
• Logistica del locale

Questi sono alcuni degli elementi base che vanno presi in considerazione quando si pensa al processo di gestione. Riuscire a tenere tutto in perfetto ordine non è poi così semplice. Il magazzino deve funzionare in maniera ottimale per riuscire a garantire successo all’intera impresa. Infatti potremmo pensare ad un magazzino come al centro nevralgico di tutte le operazioni di base che movimentano i processi di base di un’attività. Come abbiamo detto poco fa, affinché un magazzino sia ben gestito è necessario porre attenzione ai documenti di gestione, quali ad esempio fatture e DDT, nonché alla gestione del personale di magazzino. Senza dimenticare di implementare un sistema di sicurezza per il magazzino e un sistema per orientarne la logistica.

Documenti di gestione del magazzino: quali sono?

• Documento di trasporto o DDT: il documento per il trasporto delle merci (sostituibile solo dalla fattura accompagnatoria).

• Fatture di acquisto e vendita.

• Inventario: una lista aggiornata di tutti i prodotti in magazzino necessaria per controllare le scorte.

• Ordini o comande

Bisogna stare sempre molto attenti alla merce in arrivo e verificare che il DDT o la fattura accompagnatoria coincidano effettivamente con la merce arrivata. Prevedi dei limiti di scorta minima raggiunti per non rischiare di rimanere senza merce e fai l’inventario frequentemente.

Valuta l’utilizzo di software per gestire il magazzino. L’uso di un software può semplificare notevolmente tutte le mansioni.

Magazzinieri e personale: seleziona il personale con oculatezza e ricorda di effettuare una valutazione del personale senza però creare un atmosfera opprimente.

Magazzino gestione e Sicurezza

La sicurezza è fondamentale. Mantieni gli spazi ordinati e eviterai incidenti e assicurati che il personale abbia le certificazioni adeguate per l’uso degli strumenti adeguati al lavoro che dovranno compiere.

• Mai dimeticare le dovute protezioni.
• Pianifica revisione e manutenzione periodica di veicoli, macchinari, attrezzature.
• Assicurati che tutte le misure per la sicurezza funzionino correttamente.
• Segnala tutti i malfunzionamenti tempestivamente.

Logistica

• Usa solo le aree designate allo stoccaggio merce.
• Controlla gli imballaggi per eventuali danni.
• Registra le date delle ispezioni.

Il tasso di rotazione del magazzino è un indice fondamentale e permette di tenere sotto controllo quanto tempo passi tra il consumo e il rifornimento del magazzino. Alcuni articoli potrebbero avere una rotazione più veloce rispetto ad altri che potrebbero rimanere fermi per un lungo periodo di tempo.
Ricorda sempre di stabilire il punto di riordino ovvero il livello di scorte a magazzino oltre il quale è necessario emettere un nuovo ordine.

Per tenere traccia di questi indici e gestire al meglio il magazzino, è importante avere un software di gestione del magazzino affidabile e professionale come Softshop. Softshop offre una vasta gamma di funzionalità per la gestione del magazzino, tra cui la possibilità di monitorare il tasso di rotazione e il punto di riordino degli articoli, consentendo di prendere decisioni informate su quando e quanto rifornire il magazzino. Non solo aiuta a mantenere i livelli di scorta adeguati, ma anche a evitare inutili sprechi di denaro e spazio. Non aspettare, investi ora in Softshop per gestire al meglio il tuo magazzino e ottenere il massimo controllo sui tuoi processi di magazzino.

Classifica i prodotti

Si potrebbe effettuare una suddivisione in tre categorie per valutare il loro grado di importanza economica.

• articoli di importanza primaria, con il più alto valore di fatturato;
• articoli di importanza secondaria;
• gli articoli con il minor valore di consumo annuo.

Assicurati di avere e di prevedere la presenza di articoli di importanza primaria costante in magazzino.
Calcola i costi di mantenimento delle scorte ovvero di ordinazione, mantenimento, deficit e ordinazione.
I costi di ordinazione si dividono in costi d’acquisto, ovvero i costi legati al rapporto con i fornitori e costi di approvvigionamento generati da tutte le attività necessarie a far giungere la merce in tempo.

Abbiamo visto alcuni punti fondamentali utili alla gestione di un magazzino ma ovviamente ci possono sempre essere degli imprevisti. L’importante è affrontare il tutto con calma e razionalità.

Oramai è impensabile stare dietro a tutto il carico di lavoro che comporta la gestione di un magazzino senza l’utilizzo di un buon software gestionale. Il programma ideale ti aiuta a far fronte a gestione della logistica e costi di gestione. Softshop potrebbe essere la risposta pratica e automatizzata a tutte le necessità di magazzino. Nel caso in cui si è alla ricerca di di uno strumento che possa semplificare il lavoro in magazzino è bene riferirsi all’uso di un software che sia progettato appositamente per questo tipo di operazioni.

Softshop, grazie ai suoi tanti moduli è in grado di garantire una gestione ottimale del magazzino. Stiamo parlando quindi di uno strumento che si posiziona alla perfezione all’interno di un contesto in cui è necessario organizzare il lavoro in modo sistematico e funzionale.

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