Cos’è la nota di credito? E quella di debito?

autore articolo Cindy Nicole data articolo 7 Maggio 2019 commenti articolo 0 commenti

Ti è mai capitato di commettere degli errori quando emetti una fattura? Se sì, devi assolutamente capire come usare le note di variazione: la nota di credito e quella di debito.

Le note di variazione: definizione

Una nota di credito è un documento contabile usato per rettificare (stornare totalmente o parzialmente) importi precedentemente fatturati ad un cliente.

La nota di credito fa parte della categoria della nota di variazione, di cui fa parte anche la nota di debito.

Viene emessa da un soggetto passiva IVA e solo in determinate casistiche, ovvero quando:

  1. nella fattura erano presenti errori nel computo delle imposte da applicare;
  2. erano presenti errori nella base imponibile riportata;
  3. nella fattura non è stato riportato uno sconto concordato fra le parti;
  4. avviene la rescissione o l’annullamento del contratto precedentemente sottoscritto.

In tutti questi casi, si procede all’emissione della nota di variazione,la cui compilazione è disciplinata dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972.

Nota di debito

Come detto, la nota di credito o accredito è una nota di variazione, esattamente come la nota di debito.

Nota di credito e nota di debito si differenziano in base al fatto che l’importo sia superiore o inferiore di quello della fattura originaria.

La nota di debito si applica quando la fattura originaria conteneva un importo più basso del dovuto e, pertanto, il cliente ha un debito nei confronti di chi ha emesso la fattura.

Al contrario, la nota di credito si applica quando la fattura originaria conteneva un importo più alto del dovuto e, pertanto, il cliente vanta un credito nei confronti di chi ha emesso la fattura, se la transazione è già avvenuta.

Come funziona la nota di credito?

Nella pratica, accade che alcuni articoli venduti, consegnati e fatturati risultino difettosi o in eccesso rispetto all’ordine.
Tuttavia, nel caso sia già stata emessa e registrata in contabilità una fattura, l’azienda cliente non può semplicemente restituire la merce giudicata difettosa o di troppo, in quanto la fattura esplicita la quantità di merce effettivamente venduta e sulla quale gravano tributi vari.

L’azienda fornitrice, una volta informata dall’azienda cliente, provvederà alla verifica della situazione e all’eventuale emissione della nota di credito. Questo documento permetterà all’azienda cliente di stornare parte della merce già fatturata, insieme al relativo importo iscritto nei libri contabili e l’IVA.

Le stesse osservazioni valgono nel caso di correzioni per prestazioni di servizi.

Il funzionamento è il medesimo quando il cliente è un privato (persona fisica, fuori da attività professionale).

Quando viene utilizzata una nota di credito?

Come la nota di debito, la nota di credito è emessa anche per sanare errori logistici: errata quantità (effettiva vs documentata) o scambio di articoli (idem per attività o servizi). Più banalmente, si emette nota di accredito in caso di errori materiali nella fattura da stornare (errata intestazione o anagrafica, ecc.). Ma andiamo più nello specifico.

Prima di tutto, dobbiamo distinguere tra le cause sottoposte e non a limiti temporali.

Per le cause sottoposte a limiti temporali, ovvero entro un anno a partire dall’emissione della fattura, i motivi di emissione sono:

  1. sopravvenuto accordo fra le parti, che precedentemente avevano sottoscritto un contratto;
  2. errori di importo nella fattura in misura superiore al dovuto.

Per le cause non sottoposte a limiti temporali:

  1. applicazione di sconti previsti nel contratto, ma non riportati in fattura;
  2. mancato pagamento, parziale o totale, della fattura in caso di pignoramento infruttuoso o fallimento;
  3. risoluzione, recesso o revoca del contratto.

Laddove si dovessero eccedere i termini di emissione, vi è il rischio di incorrere nelle sanzioni previste in caso di omessa fatturazione.

Come si fa la nota di credito?

La nota di credito ha lo stesso valore di una fattura, solo che deve essere esplicitamente denominata in testata “nota di accredito” per essere identificata come tale.
Inoltre, deve contenere le informazioni che indichino la fattura a cui essa fa riferimento.
Pertanto, per compilare una nota di credito occorrono:

  1. la data di compilazione della nota di credito;
  2. un numero progressivo, facente parte di una numerazione che riguarda le note di credito compilate nel corso dell’anno;
  3. i riferimenti di numerazione, data e prodotti/servizi della fattura precedentemente emessa;
  4. le correzioni necessarie alla fattura cui fa riferimento la nota di credito.