Controllo vies: cosa c’è da sapere?

autore articolo Roberta Fabozzi data articolo 6 Luglio 2020 commenti articolo 0 commenti

Controllo vies? Niente paura, con la nostra guida avrai a portata di mano tutto quello che c’è da sapere aggiornato al 2020!

L’articolo di questa settimana tratteremo un argomento delicato e al contempo importante: i controlli vies. Chiunque abbia aperto una Partita IVA ha dovuto farci i conti, in quanto si tratta del sistema di controllo circa le fatturazioni per tutti i lavoratori autonomi a p.i.

Nel caso in cui ci siano ancora zone d’ombra sul suo funzionamento, ecco le good news: sei atterrato sul blog giusto! Abbiamo raccolto tutte le info utili per fare chiarezza su cosa siano i controlli vies, in cosa consistano e come funzionano. Bando alle ciance e cominciamo subito con tutto quello che c’è da sapere in merito al controllo vies. Come sempre, iniziamo dalle basi:

Cos’è un controllo vies?

Si tratta di un sistema d’interscambio d’informazioni sull’IVA che, nel caso di scambi internazionali che restano nell’ambito dell’UE, fa capo alla Commissione Europea. Non si configura, perciò, come una banca dati, piuttosto come una sorta di motore di ricerca che prende informazioni dalle banche nazionali. E la ricerca può dare due tipologie di risultato: valido (nel caso di informazioni esistenti) e non valido (nel caso di informazioni non esistenti).

Se la ricerca effettuata porta alla prima tipologia di risultato, ovvero nel caso delle informazioni esistenti, significa che tutte le informazioni valide, appunto, riguardo quella specifica p.i. saranno visualizzate dal sistema e non ci sono problemi.

Le cose possono complicarsi se il motore di ricerca dà come risultato la seconda tipologia, ovvero le informazioni non valide. In questo caso, i motivi per cui il sistema non trova le informazioni necessarie possono variare. Le possiamo riassumere così:

 
  • La p.i. è inesistente
  • La p.i. non è attiva per i controlli nell’UE
  • Ci sono problemi con la registrazione della p.i. (es., non ultimata). In questo caso il sistema la percepirà come inesistente.

Più raro ma non per questo unico, è il caso invece di una p.i. esistente ma non letta dal sistema. Se dovesse verificarsi questo errore, verreste indirizzato a compiere gli appositi controlli presso le autorità fiscali nazionali per verificare sia la validità della p.i. che l’associazione a una ragione sociale o indirizzo.

L’abilitazione ad eseguire gli scambi al di fuori del proprio territorio nazionale si può richiedere o in fase di apertura p.i., oppure in un secondo momento telematicamente. Ovviamente, resta un’opzione che puoi decidere eventualmente di disattivare in qualsiasi momento tu voglia ma solo telematicamente.

Come funziona l’inclusione nell’archivio VIES?

Per essere abilitati a scambi liberamente in tutta l’Unione Europea è necessario iscriversi nell’archivio VIES, ma come funziona il sistema d’inclusione? Scopriamolo insieme.

Innanzitutto, sfatiamo qualche mito: non solo le partite IVA hanno la possibilità di iscriversi all’archivio VIES ma chiunque svolga un’attività in proprio, e non è obbligatorio iscriversi in generale all’archivio VIES se non fattura all’estero.

Di conseguenza, chiunque svolga un’attività professionale di arte o impresa in uno Stato o che hanno un’organizzazione stabile in dato territorio nazionale dovrà iscriversi.

Per fare richiesta d’iscrizione, non è strettamente necessario essere quindi residenti in dato territorio statale, purché si presenti una dichiarazione per l’identificazione della p.i. oppure è possibile delegare un rappresentante legale. L’iscrizione avviene automaticamente.

Come si accede alla registrazione VIES?

L’iscrizione all’archivio VIES è un po’ come la carta d’identità valida per l’espatrio; non è obbligatorio richiederla, ma se si vuole lasciare il proprio paese allora sì. Allo stesso modo, non è obbligatorio iscriversi all’archivio VIES e si può richiedere la revoca in qualsiasi momento, ma è anche vero che quest’ultima diventa indispensabile nel caso di operazioni commerciali al di fuori del proprio Stato.

Perciò, conviene sapere come funziona la registrazione, per essere sempre preparati! E adesso vediamo come si fa.

Richiedere l’iscrizione al VIES è molto semplice, e si può richiedere sia al momento dell’apertura della partita IVA oppure in un secondo momento. Facciamo però una distinzione fra i soggetti che posseggo già la partita IVA e chi non la possiede ancora. Infatti, nel secondo caso richiederla è possibile; basta compilare la sezione dedicata “Operazioni Intracomunitarie” dei modelli AA7, quadro 1 (nel caso dei soggetti diversi dalle persone fisiche); modelli AA9 (nel caso di imprese individuali e lavoratori autonomi), casella C, quadro A.

Per tutti i p.i. che richiedono in un secondo momento l’iscrizione VIES dovranno attivarla telematicamente collegandosi al sito dell’Agenzia dell’Entrate (anche tramite deleghe a rappresentanti che dovranno consegnare comunque una copia al delegante).

Lo stesso procedimento è valido anche nel caso in cui si volesse disattivare tale opzione, e quindi collegandosi sempre al sito web dell’Agenzia dell’Entrate.

Perché un software gestionale ti può aiutare con il controllo Vies?

Se le transazioni estere sono facoltative, qualora decidessi che per il tuo business sono una buona occasione per spiccare il volo, dopo esserti iscritto all’archivio Vies, assicurati di essere preparato al meglio per accogliere e soprattutto gestire l’eventualità. Per questo motivo, il nostro consiglio è di affidarsi ad un buon software gestionale che ti consente di mantenere tutto sotto controllo, magari tramite la corretta organizzazione delle fatture elettroniche con cui individuare sia eventuali fornitori che i vostri stessi clienti.

Anche tutto ciò che concerne l’ottimizzazione dell’invio/ ricezione delle stesse fatture è un aspetto importante, che un software gestionale dovrà essere in grado di garantire.

Ogni giorno noi entriamo in contatto con beghe burocratiche e gestionali interne alle aziende; ecco perché ci sentiamo di consigliarti soprattutto Softshop Advanced, in modo da avere in solo software sia la creazione di del sito web che la gestione della tua attività. Cosa aspetti a espandere il tuo business?

Conclusioni

Siamo arrivati alla fine del nostro articolo sul controllo Vies; abbiamo visto come funziona, qual è la procedura abilitante, perché serve iscriversi e come fare per disattivare l’opzione in caso di bisogno.

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